På den här sidan
Det som ersätter mapparna#
De flesta dokumentsystem behåller en mappstruktur och lägger metadata ovanpå. M‑Files tar bort mapparna. Kvar finns beskrivningen: ett dokument sparas med sin typ (avtal, ritning, rutin) och de fält den typen behöver (kund, projekt, datum, ägare). Var det "ligger" blir svaret på en sökning. Allt som följer utgår från det. Den här guiden handlar om vad som förändras för dem som använder det; sidan om metadata förklarar mekanismen funktion för funktion.
När du sparar ett dokument#
En mappstruktur tvingar fram två beslut: vilken mapp, och vad filen ska heta. Inget av dem behöver fattas här. Du sparar och fyller i ett kort: vilken sorts dokument det är, vilken kund, vilket projekt. Filnamnet slutar spela roll, och det finns ingen extra kopia att hålla uppdaterad.
Exempel. Ett leverantörsavtal sparas som Avtal, leverantör Nordisk Stål, projekt Utbyggnad av hall B, giltigt till 31 mars 2027. Nu finns det under leverantören, under projektet, i avtalslistan och i en vy över avtal som löper ut nästa år. Ingen har gjort någon kopia.
När du ska hitta det igen
I M‑Files hittar du ett dokument utifrån det du minns om det: leverantörens namn, projektet, ett ord i texten. Allt som fylldes i när dokumentet sparades går att söka på. Vyer fungerar som mappar som fyller sig själva, uppsatta för hela företaget, för ett team eller av dig själv på din egen startskärm. Dokumenten ligger kvar där de är.
- Rutiner som ska granskas — En kvalitetschef öppnar en vy över rutiner som ska granskas det här kvartalet. Den listar alla, oavsett vem som skrev dem och vilken avdelning de tillhör.
- Allt som hör till en revision — Öppna en revision, så står det som hör till den under, till exempel dess händelser, processdiagram och dokument.
Åtkomst och radering följer dokumentet
Fälten som fylls i när ett dokument sparas avgör mer än var det dyker upp. Åtkomst och radering läser dem också, så reglerna tillämpar sig själva.
HR-dokument stannar hos HR
Åtkomsten kan vara en regel som läser dokumentets fält. Då får ett dokument som är märkt som HR regeln för HR, till exempel "jag, min chef och HR", var det än dyker upp. Ändrar ni vad dokumentet är, ändras åtkomsten med det. Det finns ingen mapp kvar med behörigheter som någon satte 2019 och som ingen vågar röra.
Ett utkast stannar hos granskarna
Åtkomsten kan ändras under ett godkännande. Ett steg kan utöka eller begränsa den, så att ett utkast kan stanna hos författaren och granskarna tills det är godkänt.
Radering följer ett datum på dokumentet
Ett dokuments fält kan avgöra när det ska bort. En raderingsregel läser ett datum: radera känsliga medarbetaruppgifter en bestämd tid efter anställningens slutdatum, till exempel sex månader. Den körs automatiskt, och en vy kan visa vad som står på tur. Kalkylbladet över vad som ska raderas när kan ni lägga undan.
Vad som kräver tillvänjning#
Bytet från mappar till M‑Files kräver två saker av ett företag, och bara den ena är riktigt arbete. Den som tänker i mappar har den enkla halvan: vyer beter sig som mappar, så de första veckorna känns bekanta.
Den andra halvan är att bestämma hur era dokument ska beskrivas: vilka typer ni har, vilka fält varje typ behöver, vilka värden som hämtas från CRM eller ERP. Det är det egentliga arbetet i en implementering, och det är värt att göra tillsammans med någon som har gjort det förut.
Ska ni jämföra system, börja här#
Att arkivera efter vad ett dokument är, helt utan mappstruktur, är den del som är svår att lägga till i efterhand, och det är därför de andra delarna av M‑Files fungerar som de gör. Arbetsflöden, versionshantering, händelseloggen och integrationen med Microsoft Office spelar också roll, och andra system har sina varianter av dem. Börja jämförelsen med hur dokumenten arkiveras, så blir resten enklare. Se plattformsöversikten för resten av M‑Files.