På denne side
Det, der erstatter mapperne#
De fleste dokumentsystemer beholder en mappestruktur og lægger metadata ovenpå. M‑Files fjerner mapperne. Tilbage er beskrivelsen: Et dokument gemmes med sin type (kontrakt, tegning, procedure) og de felter, den type kræver (kunde, projekt, datoer, ejer). Hvor det "ligger", bliver svaret på en søgning. Alt det følgende udspringer af det. Guiden her handler om, hvad det ændrer for dem, der bruger det; siden om metadata forklarer mekanismen funktion for funktion.
Når du gemmer et dokument#
En mappestruktur tvinger to beslutninger frem: hvilken mappe, og hvad filen skal hedde. Ingen af dem skal træffes her. Du gemmer og udfylder et kort: hvilken slags dokument det er, hvilken kunde, hvilket projekt. Filnavnet holder op med at betyde noget, og der er ingen ekstra kopi at holde ajour.
Eksempel. En leverandøraftale gemmes som Kontrakt, leverandør Nordisk Stål, projekt Udvidelse af hal B, gyldig til 31. marts 2027. Nu ligger den under leverandøren, under projektet, på kontraktlisten og i en visning af kontrakter, der udløber næste år. Ingen har lavet en kopi.
Når du skal finde det igen
I M‑Files finder du et dokument ud fra det, du husker om det: leverandørens navn, projektet, et ord i teksten. Alt, der blev udfyldt, da dokumentet blev gemt, kan der søges på. Visninger fungerer som mapper, der fylder sig selv, sat op for hele virksomheden, for et team eller af dig selv på din egen startskærm. Dokumenterne bliver, hvor de er.
- Procedurer, der skal gennemgås — En kvalitetschef åbner en visning af procedurer, der skal gennemgås i dette kvartal. Den viser dem alle, uanset hvem der har skrevet dem, og hvilken afdeling de hører til.
- Alt, der hører til en audit — Åbn en audit, og det, der hører til den, står nedenunder, for eksempel dens hændelser, procesdiagrammer og dokumenter.
Adgang og sletning følger dokumentet
Felterne, der udfyldes, når et dokument gemmes, afgør mere end, hvor det dukker op. Adgang og sletning læser dem også, så reglerne håndhæver sig selv.
HR-dokumenter bliver hos HR
Adgangen kan være en regel, der læser dokumentets felter. Et dokument, der er markeret som HR, får så HR-reglen, for eksempel "mig, min leder og HR", uanset hvor det dukker op. Ændrer I, hvad dokumentet er, ændrer adgangen sig med det. Der er ingen mappe tilbage med rettigheder, som nogen satte i 2019, og som ingen tør røre ved.
Et udkast bliver hos dem, der gennemgår det
Adgangen kan ændre sig undervejs i en godkendelse. Et trin kan udvide eller indsnævre den, så et udkast kan blive hos forfatteren og dem, der gennemgår det, indtil det er godkendt.
Sletning følger en dato på dokumentet
Et dokuments felter kan afgøre, hvornår det forsvinder. En sletteregel læser en dato: slet følsomme medarbejderdata en fast periode efter fratrædelsesdatoen, for eksempel seks måneder. Den kører automatisk, og en visning kan vise, hvad der står for tur. Regnearket over, hvad der skal slettes hvornår, kan I lægge væk.
Hvad der kræver tilvænning#
Skiftet fra mapper til M‑Files kræver to ting af en virksomhed, og kun den ene er rigtigt arbejde. Folk, der tænker i mapper, har den nemme halvdel: Visninger opfører sig som mapper, så de første uger føles velkendte.
Den anden halvdel er at beslutte, hvordan jeres dokumenter beskrives: hvilke typer I har, hvilke felter hver type kræver, og hvilke værdier der hentes fra CRM eller ERP. Det er det egentlige arbejde i en implementering, og det er værd at gøre sammen med nogen, der har gjort det før.
Skal I sammenligne systemer, så start her#
At arkivere efter, hvad et dokument er, helt uden mappestruktur, er den del, der er svær at tilføje bagefter, og det er grunden til, at de andre dele af M‑Files fungerer, som de gør. Workflows, versionsstyring, hændelsesloggen og integrationen med Microsoft Office betyder også noget, og andre systemer har deres udgaver af dem. Start sammenligningen med, hvordan dokumenterne arkiveres, så bliver resten nemmere. Se platformsoversigten for resten af M‑Files.