Månedsafslutning med M-Files

Månedsafslutning og årsafslutning foregår oftest under højt tidspres.

Hvis man har flere/mange selskaber og disse er i flere lande øges kompleksiteten. Afstemninger skal typisk ske i en bestemt rækkefølge og tidsplanen er derfor uhyre vigtig. Alle medarbejdere kan ikke foretage alle opgaver da de fleste er specialiserede inden for bestemte områder.

Det er meget vigtigt at have overblik over, hvilke opgaver der er i gang og hvilke der er fuldført. Samarbejdet mellem medarbejderne skal være så godt som muligt, så de kan få overblik over egne opgaver og hvorledes opgaver, der hænger sammen med deres egne opgaver skrider fremad. I toppen er det nødvendigt, at økonomichefen eller økonomidirektøren kan få overblik over status på månedsafslutningsprojektet. Langt det meste arbejde udføres i dokumenter: Word og Excel.

Månedsafslutning styres bedst med vores M-Files Månedsafslutning løsning.

Funktioner:

• Starte Månedsafslutningsprojektet
• Skabe opgaver (ud fra en template)
• Allokere opgaver til medarbejdere efter skills
• Definere konkret tidsplan for opgaverne
• Generere månedens dokumenter (Word, Excel) ud fra templates eller tidligere periode
• Styre færdiggørelse af dokumenter
• Styre færdiggørelse af opgaver i forhold til tidsplanen
• Skabe overblik over færdiggørelse af månedsafslutninger

Vigtig M-Files funktionalitet:

• Check Ud/ Check Ind af dokumenter for at sikre sig mod fejl
• Versionsstyring for at kunne gå tilbage til en tidligere version
• Workflow for at styre processen
• Metadata så man kan finde dokumenter efter land, område, selskab, status
• Hurtig søgning efter metadata eller filindhold
• Hver medarbejder kan have egne views der passer til vedkommendes behov
• Samarbejde mellem medarbejderne
• Integration med Office (Word, Excel etc)