GDPR (Persondataforordningen) og M-Files

M-Files er en global og anerkendt leverandør af systemer til dokumenthåndtering og ECM (Enterprise Content Management).

M-Files udmærker sig ved et 100% gennemgående metadatakoncept, der giver brugeren muligheder for at konfigurere en løsning, der opfylder relevante krav til styring af dokumenter og anden information. M-Files kalder det Intelligent Information Management.

M-Files opfylder som platform alle kravene i GDPR (Persondataforordningen) og man kan konfigurere sine arbejdsprocesser og andre metadata således at de opfylder Persondataforordningen. Ifølge en generelt anerkendt rubricering af 10 krav* til systemer for at opfylde persondataforordningen opfylder M-Files alle kravene således:

M-Files har en omfattende adgangsstyring, der kan styres i M-Files selv, via AD domæner eller ved hjælp af Federated Authentication (SAML) op imod identity providers som Google, AD FS, Azure AD o.lign. Adgang kan styres med udgangspunkt i den enkelte bruger, standard brugergrupper eller specifikke lister over brugere.

Endvidere kan graden af adgang defineres på ethvert metadata den enkelte virksomhed har defineret (Kunde, Projekt, Sag, osv) samt individuelt på dokumenttyper der er defineret (Kontrakter, udviklingssamtaler, ansøgninger osv). Endvidere kan adgangsrettighederne udvides/begrænses efterhånden som definerede arbejdsprocesser når nye trin. Der er således ikke begrænsninger i, hvorledes adgang til informationer kan styres.  

M-Files logger enhver ændring af data, herunder dokumenter, metadata eller andre data opbevaret i M-Files (kundeoplysninger, medarbejderoplysninger osv). M-Files logger ethvert download eller upload af dokumenter samt enhver ændring. Der kan direkte i M-Files Event loggen gemmes det ønskede antal events og der kan filtreres og søges i event loggen.

Eventloggen kan af Administrator eksporteres og analyseres i andre værktøjer. Skulle man ønske en endnu stærkere adgang til analyser af events over meget lang tid, kan Solution Management levere en løsning der eksporterer alle events til sin egen SQL database med udstrakte muligheder for analyse og overvågning af utilsigtede hændelser.  

M-Files vil typisk blive konfigureret således, at data om en person vil blive relateret til en specifik person. Det medfører helt konkret, at alle data og dokumenter om personen vil blive påført et metadata, der unikt refererer til personen. Data om en bestemt person kan derfor enkelt identificeres, markeres og komplet slettes fra M-Files. Skulle man have konfigureret M-Files således, at man ikke ved hjælp af metadata kan finde data og dokumenter om personen, vil man ved hjælp af avanceret søgning kunne udsøge informationer på navn, CPR nummer osv.

Det skal understreges, at berørte dokumenter kan slettes fuldstændigt.

I M-Files kan dokumenter eksporteres i deres originalformat eller i PDF. Andre data kan eksporteres i Excel format.

I M-Files kan data klassificeres på enhver tænkelig måde. Der oprettes metadata efter behov. Metadata kan have egne metadata. Således vil metadata’et kunde kunne have egne metadata såsom adresse, postnr. og by. Der kan defineres præcist det antal dokumentklasser som er relevante. I persondatasammenhæng kunne det for eksempel være ansøgning, udviklingssamtale, ansættelseskontrakt osv.

For hver dokumentklasse kan der defineres rettigheder. Således ser man ofte, at HR-dokumenter a priori gives rettigheden ”mig og HR”, hvor HR kan være en brugergruppe bestående af ansatte i HR afdelingen. Eller det kunne være ”mig, min nærmeste chef og HR”. Dermed sikrer man sig på disse dokumentklasser, at der ikke ved en fejl bliver rettigheder for de forkerte personer.

I M-Files kan der konfigureres sletteregler på det enkelt dokument, generelt på dokumentklassen eller på et metadata. Typisk vil vi konfigurere M-Files således, at en medarbejder er et specifikt metadata, som påføres alle de data og dokumenter, der vedrører medarbejderen. Metadataet medarbejder vil have en ansættelsesdato samt en fratrædelsesdato.

På metadataet medarbejder vil der være defineret en sletteregel, der medfører at alle personfølsomme data og dokumenter vedrørende den pågældende medarbejder slettes efter en nærmere fastsat regel, typisk 6 måneder. Skulle man ønske det, kan der efter 5 måneder komme en notifikation eller det kan vises i et view over kommende sletninger, at konkrete fratrådte medarbejderes data slettes.

Automatisk sletning er understøttet i overensstemmelse med de regler der sættes op i M-Files.

I M-Files kan man kryptere fildata og selve databasen. Endvidere kan kommunikation med M-Files sættes op til at foregå over en sikker forbindelse.

I M-Files kan man kryptere fildata og selve databasen.

Vi mener med ovenstående gennemgang at have redegjort for at M-Files stort set fuldstændigt opfylder de oplistede GDPR krav til ECM systemer.

Efterhånden som nationale myndigheder konkretiserer kravene, vil både M-Files og Solution Management følge med i udviklingen og aktivt tilføre relevant funktionalitet og konfigurering samt hjælpe vore kunder med at efterleve kravene.

I tillæg til ovenstående 9 krav mener vi også at følgende skal tages i betragtning:

Ved at være rent metadatastyret, og hvor også rettigheder kan tildeles/fratages på alle metadata, giver M-Files ideelle muligheder for at etablere en perfekt adgangsstyring til personfølsomme data.

Generelt er det for at følge Persondataforordningen en god ide at tænke I, at adgang til dokumenter gives efter et ”need to know” princip og ikke bare give alle personer adgang til alle dokumenter. Et ”need to know” princip er svært at indføre i en traditionel folderstruktur

(”F-drevet”) men effektivt at indføre i M-Files, fordi metadata og adgangsrettigheder nemt kan indrettes efter det.

* Kilde til de 10 krav: Devoteam har opstillet ti konkrete krav, der er relevante over for leverandører af ESDH- og ECM-systemer.