--- title: "Projektdokumentation på M-Files · Solution Management" url: "https://solutionmanagement.eu/se/solutions/project-management/" language: "sv" description: "Projektdokumentation på M-Files: alla dokument samlade under projektet, alla versioner sparade, godkännanden dokumenterade och ett team i Teams per projekt." dateModified: "2026-10-22" --- Projektdokumentation på M‑Files # Hitta godkänd version flera år senare Ett projekt producerar ritningar, rapporter, avtal, protokoll och en hel del e-post. Flera år senare frågar någon vilken version som gällde ett visst datum och vem som godkände den. I M‑Files hör varje dokument till sitt projekt och behåller hela sin historik, även godkännandena. [Boka en demo](https://solutionmanagement.eu/se/book-a-demo/) ![Tre skärmar ur ett projekt i M-Files: projektplanen som gantt-schema, samma plan som en lista över uppgifter med datum och status, och den mappstruktur som projektets team får från sin mall](https://solutionmanagement.eu/img/iDn5W847YV-200.webp) I projektet ## Alla i projektet öppnar samma version ### Sparat en gång under projektet Ett dokument hör till projektet, så det visas under projektet och i alla andra listor där det passar. Det finns bara ett exemplar. ### Alla tidigare versioner sparas Varje sparad ändring är en ny version, och de tidigare finns kvar. Så länge du har ett dokument utcheckat kan ingen annan redigera det. ### Godkännandet går vidare till nästa person Dokumenten går genom granskning och godkännande steg för steg. Varje steg kan lämna uppgiften vidare till nästa person och ändra vem som har åtkomst. ### Listor med dina egna projekt Var och en kan ha listor som de aktiva projekt man själv är involverad i eller de dokument man nyligen har redigerat. ### Öppna det från datorn eller telefonen Projektdokumenten öppnas från skrivbordsklienten för Windows, webbportalen eller mobilappen. ### En dashboard per projekt Med CtrlPortals från vår utvecklingspartner CtrlDocs får varje projekt en dashboard med framsteg, öppna punkter och ett Gantt-schema över planen, hämtat från aktuella data. Utanför företaget ## Dela med kunder och underleverantörer Ett projekt stannar sällan inom ett företag. Kunden vill ha de gällande ritningarna, underleverantören behöver skriva i arbetsberedningen, och korrespondensen ska hamna hos projektet. - Hubshare för kunden — Med M‑Files Hubshare delar ni utvalt projektinnehåll med inbjudna kunder och partner, som bara ser de hubbar de är inbjudna till. - CtrlShare för att skriva tillsammans — CtrlShare från vår utvecklingspartner CtrlDocs öppnar ett dokument så att en underleverantör kan redigera det tillsammans med er i OneDrive for Business. Underleverantören bjuds in via e-post och bekräftar med en kod, och det finns inga offentliga länkar. Dokumentet kommer tillbaka till M‑Files som en ny version. - E-post under projektet — E-post till och från kunden arkiveras från Outlook med projektet angivet, och M‑Files kan hämta kunden eller kontaktpersonen från meddelandet. ![Ett projekts portal i M-Files, byggd med CtrlPortals: projektets fält, kommentarstråden och flikarna för dess dokument, händelser och kalender](https://solutionmanagement.eu/img/H9QILTMAdo-200.webp) ## Se ett projekt med dokument och versioner [Boka en demo](https://solutionmanagement.eu/se/book-a-demo/) Planen ## Se var projektet står, direkt från M‑Files Projektets uppgifter finns i M‑Files bredvid dokumenten. CtrlPortals från vår utvecklingspartner CtrlDocs ritar dem som en plan, med en stapel för varje uppgift, pilar mellan de uppgifter som beror på varandra och en linje för i dag. Samma uppgifter kan visas som en tavla, en kalender eller en lista. - Tavlan till veckomötet — Tavlan visar uppgifterna efter status, med timmarna i varje kolumn summerade nedanför. - En färg per person — Staplar och kort bär den ansvariges färg, så planen kan läsas efter vem som gör vad. [CtrlPortals på ctrldocs.com](https://ctrldocs.com/products/ctrlportals/) ![En projektplan som gantt-schema med uppgifterna grupperade under design, inköp och installation, en stapel för varje uppgift i den ansvariges färg, pilar mellan beroende uppgifter och en linje för i dag](https://solutionmanagement.eu/img/EjDK2MlvS1-200.webp) Microsoft Teams ## Varje nytt projekt får sitt team i Teams CtrlTeams från vår utvecklingspartner CtrlDocs skapar teamet och dess kanaler utifrån projektet i M‑Files och hämtar tillbaka dokumenten med projektets uppgifter på. ![Diagram över CtrlTeams med mallar och ett projekt i M-Files, en aktiverad koppling som skapar teamet med medlemmar, mappar och malldokument, filer som synkroniseras tillbaka med metadata, och stängning och arkivering till sist](https://solutionmanagement.eu/img/OXm1phCIXI-200.webp) ### Från mall till arkiv Ge projektet en mall och aktivera kopplingen. Teamet skapas med medlemmar, mappar och malldokument. Man arbetar i Teams, filerna kommer tillbaka till M‑Files, och till sist stängs och arkiveras teamet. [CtrlTeams på ctrldocs.com](https://ctrldocs.com/products/ctrlteams/) ![En generisk projektmall i M-Files med mappstruktur, mappar och grundläggande artefakter](https://solutionmanagement.eu/img/rJ55ilmztM-200.webp) ### Ställ in mapparna en gång och få dem i varje team Välj en standardmappstruktur för projektet, så dyker samma mappar upp i dess team eller kanal när kopplingen aktiveras. ![Metadatakortet för en projektmall i M-Files med dess dokumentmallar och mappstruktur](https://solutionmanagement.eu/img/hoyCdKS2zh-200.webp) ### Godkända mallar, oavsett var dokumentet skapas Ett team börjar med de godkända versionerna av era dokumentmallar. Nya dokument kommer tillbaka till M‑Files med rätt uppgifter, oavsett om de skapats från en mall, i en mapp eller i chatten. Projektets slut ## Arkiverat när projektet stängs När projektet är slut behövs dokumenten fortfarande under garantitiden, till nästa etapp eller vid en tvist, och senare gör de inte det. En regel sköter båda delarna. ### Arkiverat eller raderat enligt regler En lagringsregel som räknar från projektets slutdatum markerar dokumenten för arkivering eller raderar dem efter den tid ni bestämmer. Vid radering döljs ett dokument först för användarna; den slutliga destruktionen är ett separat steg. ### Teamet i Teams stängs samtidigt Med CtrlTeams från vår utvecklingspartner CtrlDocs stängs och arkiveras projektets team i Microsoft Teams när projektet är slut, och filerna finns tillbaka i M‑Files med projektets uppgifter på. ### Hittat flera år senare Sök efter projekt, datum, typ eller ett ord i texten. Det som öppnas är den godkända versionen, med de tidigare bakom sig, från skrivbordsklienten, webbportalen eller mobilappen. Nästa steg ## Se ett projekt och dess team i en demo Boka en demo, så visar vi ett projekt i M‑Files med dokument och godkännanden samt ett team skapat med CtrlTeams. Vi svarar samma arbetsdag. [Boka en demo](https://solutionmanagement.eu/se/book-a-demo/) [Priser och utgåvor](https://solutionmanagement.eu/se/pricing/) Frågor ## Frågor om projekt och Teams Hur hamnar ett dokument under sitt projekt? Via sina metadata. Projektet är ett fält på dokumentet, så dokumentet visas under projektet och i alla andra vyer där det passar, utan kopior. Vyer filtreras på metadata, till exempel de aktiva projekt man själv är involverad i. Hur håller CtrlTeams Teams och M‑Files i takt? Projektmallar, dokumentmallar och standardmappstrukturen hanteras i M‑Files, mappstrukturen som metadata. Dokument som skapas i Teams, från en mall eller på vanligt sätt i en mapp eller i chatten, synkroniseras tillbaka till M‑Files med relevanta metadata. Vem står bakom CtrlTeams och CtrlPortals? Båda är M‑Files-tillägg från vår utvecklingspartner CtrlDocs. Vi återförsäljer och implementerar dem. Läs om dem på [ctrldocs.com](https://ctrldocs.com/). Hur delar vi dokument med en kund eller en underleverantör? På två sätt. Med M‑Files Hubshare delar ni utvalt innehåll med inbjudna kunder och partner, som bara ser de hubbar de är inbjudna till. [CtrlShare](https://ctrldocs.com/products/ctrlshare/) från vår utvecklingspartner CtrlDocs bjuder via e-post in en extern person att redigera ett dokument tillsammans med er, utan offentliga länkar, och dokumentet kommer tillbaka till M‑Files som en ny version. Vad händer med dokumenten när projektet är slut? En lagringsregel som räknar från projektets slutdatum arkiverar eller raderar dem efter den tid ni bestämmer, och någon kan få besked eller bli ombedd att granska dem först. Med CtrlTeams stängs och arkiveras projektets team i Microsoft Teams samtidigt. Fram till dess går alla versioner att söka fram. Hanteras ritningar som dokument? Ja. En ritning hör till sitt projekt som vilket annat dokument som helst, med revisionshistorik och ett dokumenterat godkännande. Varje ändring är en ny version, och M‑Files kan använda ert eget versionsschema, till exempel revisionsbokstäver. [Teknik och bygg](https://solutionmanagement.eu/se/industries/engineering-construction/) visar ett ritningsregister med syftet för varje utgåva. Körs det i molnet eller på våra egna servrar? Båda, eller som en hybrid av de två. M‑Files Cloud körs på Microsoft Azure, där era data är krypterade i lagringen och under överföringen, och M‑Files har en ISO/IEC 27001-certifiering som omfattar M‑Files Cloud, Hubshare och Aino. Personalen på arbetsplatsen öppnar projektdokumenten i mobilappen i båda fallen. [Priser och utgåvor](https://solutionmanagement.eu/se/pricing/) visar vad en offert innehåller.