--- title: "Dokumenthantering med M-Files · Solution Management" url: "https://solutionmanagement.eu/se/m-files/" language: "sv" description: "Sök en gång och få den version som gäller. Dokumenthantering med M-Files och arbetsflöden, på egna servrar eller i molnet, implementerad av Solution Management." dateModified: "2026-10-22" --- Dokumenthantering med M‑Files # Sök en gång och få den version som gäller Samma rutin hamnar i flera versioner i olika mappar, och ingen vet vilken man kan lita på. M‑Files är en plattform för dokumenthantering från företaget M‑Files och körs i molnet, på era egna servrar eller som hybrid. Varje dokument arkiveras efter vad det är, och den gällande versionen kommer först. [Boka en demo](https://solutionmanagement.eu/se/book-a-demo/) [Gratis 30-dagars testperiod](https://solutionmanagement.eu/se/free-trial/) ![Tre skärmar ur M-Files: en lista över publicerade rutiner och policyer med nästa granskningsdatum och godkännare, arbetskopian av en rutin inför godkännande med redaktör, granskare och godkännare, och versionshistoriken för samma dokument](https://solutionmanagement.eu/img/S6kx-a9d5r-200.webp) I korthet ## Små företag och globala kedjor använder samma system ### Passar alla storlekar M‑Files kunder spänner från små, lokala företag till globala franchisekedjor, och ni kan bygga ut när behoven växer. ### Säkert och enhetligt Lagringen är krypterad, och åtkomsten följer vad dokumentet handlar om. Alla arbetar på samma sätt varje gång, och det ger färre fel. ### Snabbt igång Vi är auktoriserad M‑Files-återförsäljare och arbetar i hela Norden. Vi implementerar M‑Files utifrån era dokumenttyper och de människor som använder dem, och vi kan snabbt komma igång med en pilot på er egen uppgift. Det får ni ## Ett system för dokument och mer - Alla era data från ett system — Ett dokument arkiveras efter vad det är, i de dokumenttyper ni själva definierar, och det som hör ihop hittas tillsammans. Nya dokument utgår från den godkända mallen. - Säkert på egna servrar eller i molnet — Kör M‑Files i molnet eller på era egna servrar, med krypterad lagring och en åtkomst som följer det varje dokument handlar om. Arbetsflöden bär processen, så att alla hanterar ett dokument på samma sätt. - Hitta det från dator, webb eller mobil — Sök i det ett dokument säger och i vad det är, från datorn, webben eller mobilen, och öppna det i Word, Excel eller PowerPoint som vanligt. ![M-Files-webbklienten med en kund öppnad till sina dokument och e-post bredvid metadatakortet för kundens ramavtal, med klass, kund, kontaktperson, datum och arbetsflödesbandet på Approved](https://solutionmanagement.eu/img/NIMF-eMlx8-200.webp) Guidad videorundtur ## Se de dagliga uppgifterna bli gjorda Korta genomgångar, en uppgift i taget. Vill ni hellre se det tillsammans med någon av oss, boka en demo. Introduktion · Dokumenthantering med M‑Files Videon hämtas från YouTube när du trycker på spela. Erkänd programvara ## Erkänt av Gartner, Nucleus Research och Forrester ### The Total Economic Impact™ of M‑Files En studie från Forrester, beställd av M‑Files. ### Gartner Peer Insights Strong Performer 2024 M‑Files, i kategorin Content Services Platforms. ### Nucleus Research Value Matrix 2023 M‑Files utsedd till Leader inom Content Services and Collaboration. ## Låt någon av oss visa er M‑Files [Boka en demo](https://solutionmanagement.eu/se/book-a-demo/) Fler korta videor ## En uppgift per video ### Ta en rundtur En introduktion till M‑Files skrivbordsklient och hur skärmen är uppbyggd. ### Spara dokument Så sparas dokument och annan data i M‑Files. ### Sök och filtrera Avancerad sökning, där en sökning snävas in med filter. ### Använd vyer Vyer är virtuella mappar som samlar dokument efter vad de är, per team eller per person. ### Börja från en mall Så skapas ett nytt dokument utifrån en av era mallar. ### Tilldela en uppgift Så får en kollega en uppgift, och så markeras den som utförd. Videon hämtas från YouTube när du trycker på spela. En närmare titt ## Varje version samlad på ett ställe Samma dokument hamnar i flera versioner i olika mappar, och då är kopiorna på medarbetarnas egna datorer inte ens medräknade. Med M‑Files hittar ni rätt version först, med hela historiken bakom sig, och ett dokument sparas en gång, så dubbletterna upphör. - Förklaringarna finns i dokumenten — Affärssystemen har siffrorna. Avtalet, rutinen och rapporten som förklarar dem är dokument, och dem håller M‑Files ordning på, arkiverade efter vad de är. - Dokument når dem som behöver dem — Ni bestämmer en gång vad varje dokumenttyp ska bära med sig. Sedan dyker den upp hos rätt personer i deras vyer och sökningar. - Olika vägar för olika människor — Vissa vill ha färdiga vyer på sin startskärm, andra bygger egna, och en del söker bara. - Din egen startskärm — Den visar de projekt du är involverad i och de dokument du nyligen har redigerat. ![Två skärmar ur M-Files: en lista över publicerade rutiner och policyer med granskningsdatum och godkännare, och versionshistoriken för en rutin med person, datum och status i arbetsflödet för varje version](https://solutionmanagement.eu/img/M78EbgkHn5-200.webp) De publicerade rutinerna i en lista, och varje version av en av dem med vem som ändrade den och när. Funktioner ## Titta närmare på vad M‑Files kan [### Automatisering av kunskapsarbete Hitta information med M‑Files Aino, skapa och samarbeta kring dokument, och automatisera arbetsflöden. Se funktionen](https://solutionmanagement.eu/se/m-files/knowledge-work-automation/) [### AI med M‑Files Aino Ställ en fråga till ett dokument och få ett svar med källor, inom dina egna behörigheter. Se funktionen](https://solutionmanagement.eu/se/m-files/ai/) [### Metadata i stället för mappar Ett dokument, arkiverat en gång, synligt under varje kund, projekt och process det hör till. Se funktionen](https://solutionmanagement.eu/se/m-files/metadata/) [### Intelligent Metadata Layer Nätverksmappar och SharePoint Online bredvid valvet, hittade utifrån vad dokumenten är. Se funktionen](https://solutionmanagement.eu/se/m-files/intelligent-metadata-layer/) [### Automatiserade arbetsflöden Granskning, godkännande och radering som arbetsflöden som aviserar nästa person, skapar uppdraget och registrerar vem som gjorde vad. Se funktionen](https://solutionmanagement.eu/se/m-files/workflow-automation/) [### Integration med Microsoft 365 Öppna och spara från Word, Excel och PowerPoint, och få uppgifter från M‑Files inskrivna i dokumentet. Outlook, Teams och SharePoint ingår också. Se funktionen](https://solutionmanagement.eu/se/m-files/microsoft-365/) [### Säkerhet och regelefterlevnad Åtkomst som följer dokumentet, en händelselogg, raderingsregler och kryptering. Se funktionen](https://solutionmanagement.eu/se/m-files/security-compliance/) [### M‑Files och GDPR De tio dataskyddskraven på ett dokumentsystem, och hur M‑Files hanterar vart och ett. Se funktionen](https://solutionmanagement.eu/se/m-files/gdpr/)  Arbetsflöden ## Leadet når säljarna när det är värt deras tid I ett CRM på M‑Files går varje affärsmöjlighet igenom de här stegen. Arbetsflöden körs på dokument och på andra data, till exempel projekt. Varje steg kan avisera en roll, skapa en uppgift, ge fler användare åtkomst eller ändra uppgifterna på objektet. 1. ### Lead En ny affärsmöjlighet registreras. Säljare som inte ska störas av varje inkommande lead har ännu ingen åtkomst till den. 2. ### Kvalificerad Sälj Åtkomsträttigheterna öppnar nu affärsmöjligheten för säljgruppen, så att den når dem via startskärm, sökningar och vyer. 3. ### Stängd som vunnen eller stängd som förlorad Varje affärsmöjlighet slutar i en av de två avslutande statusarna, och processen är densamma varje gång. Lösningar på M‑Files ## Samma plattform klarar mer än dokument Det finns färdiga lösningar som anpassas efter era behov, och M‑Files är enkelt att bygga vidare på när ingen av dem passar. [### Avtalshantering En färdigkonfigurerad lösning för att hantera avtal under hela deras livscykel. Läs mer](https://solutionmanagement.eu/se/solutions/contract-management/) [### Kvalitetsledningssystem VisualQMS, ett komplett kvalitetsledningssystem med processerna inbyggda. Läs mer](https://solutionmanagement.eu/se/solutions/quality-management/) [### Efterlevnad av GDPR Så uppfyller M‑Files vart och ett av de tio dataskyddskraven. Läs mer](https://solutionmanagement.eu/se/m-files/gdpr/) [### Diariesystem och ärendehantering Diarieföring efter er journalplan, ärenden i arbetsflöden, arkivering och full spårbarhet. Läs om diariesystem](https://solutionmanagement.eu/se/diariesystem/) [### CRM, HR och många processer Kunder, medarbetare, projekt och leverantörer med sina dokument. Läs mer](https://solutionmanagement.eu/se/solutions/) [### Tillägg från CtrlDocs Dashboards, Teams, samredigering i OneDrive och tidrapportering, från vår utvecklingspartner CtrlDocs. Läs mer](https://solutionmanagement.eu/se/products/) [### M‑Files och Elements.cloud Era processdiagram från Elements.cloud visade inne i M‑Files, via integrationen från vår utvecklingspartner CtrlDocs. Läs mer](https://ctrldocs.com/ctrldocs-for-elements/)  Nästa steg ## Visa oss dokumenten som krånglar Vi avgränsar och levererar kompletta M‑Files-implementeringar och kan snabbt komma igång med en pilot på er egen uppgift. Mejla sales@solutionmanagement.eu eller ring +45 2141 6100. Vi svarar samma arbetsdag. [Boka en demo](https://solutionmanagement.eu/se/book-a-demo/) [Be om en gratis testperiod](https://solutionmanagement.eu/se/contact/) Frågor ## Frågor om M‑Files Vad används M‑Files till? Till de dokument ett företag bygger sin verksamhet på och allt runt dem: avtal, rutiner, ritningar, projektmappar, personalakter och den e-post som hör till. M‑Files sparar ett exemplar av varje dokument, arkiverat efter vad det är, med den gällande versionen först, godkännanden som arbetsflöden och behörigheter som följer dokumentet. Under [lösningar](https://solutionmanagement.eu/se/solutions/) ser ni det uppsatt för [avtal](https://solutionmanagement.eu/se/solutions/contract-management/), [kvalitetsledning](https://solutionmanagement.eu/se/solutions/quality-management/), [personaldokument](https://solutionmanagement.eu/se/solutions/hr-document-management/) och [projekt](https://solutionmanagement.eu/se/solutions/project-management/), och [branschsidorna](https://solutionmanagement.eu/se/industries/) visar hur de hänger ihop. Körs M‑Files i molnet eller på våra egna servrar? Båda, eller som en hybrid av de två. M‑Files Cloud körs på Microsoft Azure, och där är era data krypterade både i lagringen och på vägen över internet. På era egna servrar sätter vi upp krypteringen tillsammans med er. Vad som passar era krav reder vi ut när vi avgränsar implementeringen. Vilka utgåvor av M‑Files finns det? Det finns två: Essentials och Enterprise. Båda omfattar metadatabaserad dokumenthantering, M‑Files Aino, integrationen med Microsoft 365 och arbetsflöden. Enterprise lägger till mer AI-kapacitet, en utökad händelselogg, krypteringsnycklar som kunden själv har, federerad inloggning samt styrd visning med vattenmärkning; Hubshare licensieras separat. Essentials har ett publicerat pris per användare på m-files.com och faktureras normalt årsvis, medan Enterprise prissätts genom offert. [Priser och utgåvor](https://solutionmanagement.eu/se/pricing/) går igenom offertens fyra delar, och M‑Files beskriver utgåvorna på [m-files.com/editions](https://www.m-files.com/editions/?Reseller_ID=505&partner=505). Hur fungerar M‑Files tillsammans med Microsoft 365? Ni öppnar, redigerar och sparar M‑Files-dokument från Word, Excel och PowerPoint och fyller i metadata när ni sparar, och uppgifter från M‑Files kan föras in i själva dokumentet. E-post arkiveras från Outlook med metadata, och M‑Files kan hämta kunden eller kontaktpersonen från meddelandet. Ni kan öppna innehåll från M‑Files i Teams och söka i M‑Files från Teams, och kopplingen till SharePoint Online visar innehåll från SharePoint i M‑Files utan att flytta det. [M‑Files i Microsoft 365](https://solutionmanagement.eu/se/m-files/microsoft-365/) går igenom det program för program. Vad gör AI:n i M‑Files? M‑Files Aino sammanfattar textdokument, svarar på frågor om ett dokument på det språk ni frågar på och visar de dokument svaret kommer från. Den använder bara innehåll som användaren har behörighet till, och M‑Files uppger att era dokument, metadata och frågor inte används för att träna den. Frågor över hela valvet och förslag på metadata är tillval som vi tar med i en offert där ni behöver dem. [M‑Files Aino](https://solutionmanagement.eu/se/m-files/ai/) går igenom det. Hur säkert är M‑Files? Behörigheter kan följa metadata, så att ett dokument ärver behörigheterna från det projekt eller den kund det hör till, och händelseloggen registrerar ändringar, nedladdningar och raderingar och kan filtreras och exporteras. M‑Files har en ISO/IEC 27001-certifiering som omfattar M‑Files Cloud, Hubshare och Aino, är personuppgiftsbiträde enligt GDPR med ett personuppgiftsbiträdesavtal, och i M‑Files Cloud krypteras era data både i lagringen och under överföringen. [Säkerhet, behörigheter och revisionsspår](https://solutionmanagement.eu/se/m-files/security-compliance/) ger överblicken. Finns det en gratis testperiod? Ja, i 30 dagar. Testperioden är ett valv i molnet med grundläggande innehåll och arbetsflöden, och M‑Files Aino ingår. Ni kan bjuda in kollegor, och det naturliga nästa steget efter de 30 dagarna är en pilot på era egna dokument. Inget kreditkort behövs, och det finns ingen programvara att installera. [Be om den gratis testperioden](https://solutionmanagement.eu/se/contact/), eller [boka en demo](https://solutionmanagement.eu/se/book-a-demo/) först om ni hellre vill se det tillsammans med någon av oss. Vem implementerar M‑Files i Sverige? Det gör vi. Solution Management är auktoriserad M‑Files-återförsäljare med bas i Köpenhamn (Søborg) och kunder i hela Norden. Vi avgränsar och levererar kompletta M‑Files-implementeringar: metadata, objekt och arbetsflöden definierade tillsammans med er, strukturen uppsatt, integration med ert CRM eller ERP där ni behöver det, och utbildning. Vi kan snabbt komma igång med en pilot, och efter driftsättningen har ni snabb tillgång till specialistkunskap, ett avtalat SLA samt teknisk rådgivning och support. Vi svarar samma arbetsdag. Läs mer under [våra tjänster](https://solutionmanagement.eu/se/services/) och [om oss](https://solutionmanagement.eu/se/about/).