--- title: "Dokumentstyrning för tillverkning med M-Files" url: "https://solutionmanagement.eu/se/industries/manufacturing/" language: "sv" description: "Dokumentstyrning i tillverkningen med M-Files: en gällande version av varje ritning och rutin, registrerade godkännanden och ISO 9001-underlag i VisualQMS." dateModified: "2026-10-22" --- Dokumentstyrning i tillverkningen # Rätt revision vid varje maskin En gammal revision sitter fortfarande uppe vid maskinen, och godkännandet av den nya ligger begravt i en e-posttråd. M‑Files ställer varje ritning och rutin under dokumentstyrning: en gällande version, och godkännandet finns till hands när revisorn ber om det. [Boka en demo](https://solutionmanagement.eu/se/book-a-demo/) - En gällande version - Registrerade godkännanden - Kopplat till ert affärssystem ![Tre skärmar ur VisualQMS: processkartan för reklamationer med en aktivitet öppnad mot sin rutin, anteckningar och det krav i ISO 9001 den svarar mot, metadatakortet för en publicerad rutin med godkännare och nästa granskningsdatum, och en persons utbildningsregister med tillhörande portal](https://solutionmanagement.eu/img/K8HcLFOIRi-200.webp) Dokumentstyrning ## Det här betyder dokumentstyrning Dokumentstyrning ser till att bara den gällande, godkända revisionen av en ritning, en rutin eller en arbetsinstruktion används, och att varje revision, godkännande och återkallelse går att spåra. M‑Files gör det med en livscykel som varje styrt dokument följer. - Skriv — Ett nytt dokument, eller en revision av ett befintligt, skrivs som en ny version av samma dokument. Författaren checkar ut det, så att ingen annan skriver över arbetet. - Granska — Granskarna får granskningen som en uppgift med en tidsfrist, tilldelad med namn eller hämtad från dokumentets metadata, och M‑Files påminner dem innan tidsfristen går ut. - Godkänn — Godkännandet är en status i arbetsflödet som registreras i händelseloggen med tidpunkt och användare, och det kan få en elektronisk signatur. - Distribuera — Det är den godkända revisionen som folk öppnar, i vyerna för sin roll, och arbetsflödet kan utöka åtkomsten i samma stund som den godkänns. - Återkalla — En ersatt eller återkallad revision försvinner från arbetsvyerna och finns kvar i versionshistoriken, och ett arbetsflöde kan arkivera den. - Bara den gällande revisionen i vyn — Sökningar och vyer visar den gällande revisionen först, och M‑Files kan använda ert eget revisionsschema, till exempel revisionsbokstäver. ![Versionshistoriken för en ritning i M-Files: fem versioner från revision A till C, vem som ändrade varje och om den låg för godkännande eller var godkänd, bredvid ritningens metadatakort](https://solutionmanagement.eu/img/1PEAsSbwmz-200.webp) Två discipliner ## Dokumentstyrning kontra dokumenthantering Dokumenthantering samlar dokumenten på ett ställe, registrerar vad varje dokument är och hittar det igen. Dokumentstyrning lägger till de regler som ett styrt dokument måste följa. M‑Files är dokumenthanteringssystemet, och dokumentstyrningen är det arbetsflöde, de behörigheter och den logg som sätts upp i det. Funktion Dokumentstyrning Dokumenthantering Syfte Bara den godkända revisionen används Dokument sparas, hittas och delas En ändring Granskas och godkänns före frisläppning Sparas som en ny version Vem får ändra Namngivna författare, med godkännare som arbetsflödet utser Alla med redigeringsbehörighet Registreras Varje godkännande, distribution och återkallelse Varje ändring och nedladdning Båda körs i samma M‑Files-valv: plattformen, som beskrivs under [dokumenthantering på M‑Files](https://solutionmanagement.eu/se/solutions/document-management/), och den livscykel, det revisionsspår och de integrationer som sätts upp i den för en fabrik. ![M-Files-webbklienten med en lista över ritningar, var och en med sin revision och sin status i arbetsflödet för ritningsgodkännande, bredvid metadatakortet för en ritning](https://solutionmanagement.eu/img/_5ZkkTeCLJ-200.webp) I tillverkningen ## En gällande version i produktionen - Ritningar och specifikationer — En ritning sparas en gång och hittas under sin produkt, sin leverantör och sin revision. Sökningen visar den gällande versionen först, och de tidigare finns i historiken. - Arbetsinstruktioner och rutiner — Var och en granskas och godkänns längs en fast väg. I VisualQMS öppnar medarbetarna den godkända versionen från den aktivitet de arbetar med och kvitterar att de har läst den. - Leverantörsdokumentation — Certifikat, avtal och revisionsrapporter sparas under leverantören. Öppna leverantören, så finns allt ni har om den där. - Kvalitetsdokumentation — Avvikelser, CAPA och revisioner hanteras i VisualQMS och kopplas till den rutin de gäller. - Säkerhetsdokumentation — Riskbedömningar och andra HSEQ-dokument är öppna för dem som ska se dem och raderas enligt regel där en lagringstid gäller. - Kopplat till ert affärssystem — Vi integrerar M‑Files med ert affärssystem, så att dokumenten sparas under samma produkter och leverantörer som ni redan använder där. Kvalitet ## ISO 9001 utan pärmen VisualQMS visar kvalitetssystemet som de processer medarbetarna följer. Varje aktivitet leder till sin styrda rutin, utbildningen och dokumentationen bakom den. Öppna ett krav i ISO 9001, så ser ni vad som uppfyller det. Själva certifieringen kommer från ett ackrediterat organ. [VisualQMS på visualqms.com](https://visualqms.com/) [Kvalitetsledning](https://solutionmanagement.eu/se/solutions/quality-management/) ![Två skärmar ur VisualQMS: kraven i ISO 9001 listade som ett träd med 7 Support öppnat, och processkartan för reklamationer med märkningar på aktiviteterna och en förklaring som namnger standarderna](https://solutionmanagement.eu/img/Rj3ENcwRNF-200.webp) Kraven i ISO 9001 som ett träd, och en processkarta där märkningar visar var en standard gäller. ## Se en rutin gå från utkast till godkänd [Boka en demo](https://solutionmanagement.eu/se/book-a-demo/) Godkännande ## Så når en ny rutin ut på verkstadsgolvet Er egen godkännandeprocess bestämmer stegen och personerna. Här är ett exempel. 1. ### Revidera Författare Författaren checkar ut rutinen och reviderar den som en ny version av samma dokument. 2. ### Granska Granskare Granskaren får besked och får granskningen som en uppgift. 3. ### Godkänn Godkännare Godkännandet gör den till den godkända versionen, och M‑Files kan i samma stund ändra vem som har åtkomst. 4. ### I bruk Medarbetarna öppnar den godkända versionen. De tidigare finns kvar i versionshistoriken. Revisionsspår ## Ett revisionsspår som revisorn kan läsa Händelseloggen i M‑Files är revisionsspåret. Den registrerar ändringar, nedladdningar och raderingar och varje statusbyte i ett arbetsflöde med tidpunkt och användare, och en administratör kan filtrera och exportera den. - Varje ändring, nedladdning och radering — Varje ändring av ett dokument eller dess metadata, varje nedladdning och varje radering är en händelse med tidpunkt och användare. Loggen filtreras och exporteras till revisorn. - Varje godkännande med namn och datum — Ett statusbyte i arbetsflödet, till exempel till godkänt, är en händelse i samma logg, och det kan få en elektronisk signatur med M‑Files modul för elektroniska signaturer. - Vem som öppnade ett dokument — Med M‑Files modul för avancerad loggning registrerar loggen också varje gång en fil öppnas, för de dokument där läsningen måste kunna dokumenteras. - Läst och förstått — Utbildningshanteringen i VisualQMS registrerar vem som ska känna till en rutin och vem som har bekräftat att de har läst den, så att bekräftelsen ligger bredvid den revision den gäller. ![En lista över publicerade rutiner i M-Files ovanför versionshistoriken för en av dem, med vem som ändrade varje version och när](https://solutionmanagement.eu/img/M78EbgkHn5-200.webp) Integrationer ## Fungerar med ert ERP och era Office-filer Dokumentstyrning fungerar bara om arkiveringen är en del av att skapa dokumentet. M‑Files finns inne i de program folk redan använder, och de system som känner era produkter och leverantörer behåller ansvaret för de listorna. ### ERP Listor som produkter, artiklar och leverantörer hålls synkroniserade med ert ERP, så att en ritning arkiveras under samma artikelnummer som ert ERP känner till. Vi sköter integrationsarbetet, även API och skript. ### Word, Excel och PowerPoint Arbetsinstruktioner skrivs i Word och sparas i M‑Files med sina metadata. Dokumentnummer, revision och godkännare kan föras in i själva dokumentet och hållas aktuella. ### Outlook Leverantörscertifikat och ändringsbegäranden som kommer via e-post arkiveras från Outlook under leverantören, och M‑Files kan hämta kontaktpersonen från meddelandet. ### Skannat papper Signerade kontrollprotokoll och leverantörscertifikat på papper skannas, och M‑Files OCR gör dem till sökbara PDF-filer. ### Nätverksmappar och SharePoint Kopplingar visar ritningar som fortfarande ligger i en nätverksmapp eller i SharePoint Online inne i M‑Files utan att flytta dem, så att migreringen kan vänta. ### Elektronisk signatur Med integrationen till DocuSign eller Adobe Acrobat Sign och ert eget abonnemang på tjänsten kommer signerade dokument automatiskt tillbaka till M‑Files. Nästa steg ## Den gällande revisionen till alla som behöver den Fråga oss om revisionsstyrning, godkännanden eller VisualQMS, så svarar vi samma arbetsdag. Eller prova M‑Files själva under den gratis 30-dagars testperioden. [Boka en demo](https://solutionmanagement.eu/se/book-a-demo/) [Be om en gratis testperiod](https://solutionmanagement.eu/se/contact/) ## Frågor från kvalitet och it Hur håller M‑Files en gällande version? Varje ändring sparas som en ny version av samma dokument, så att det finns ett dokument med sin historik. Författaren checkar ut dokumentet medan det revideras och checkar in det igen. Sökningen visar den gällande versionen först. Hur sparas ritningar, rutiner och leverantörsdokument? Varje dokumentklass har sina egna metadata, till exempel produkt, leverantör och revision. En vy visar sedan allt som finns sparat om en leverantör eller en produkt. Godkännandeflödet med status, roller och notiser sätts upp efter er egen process. Hur styrs åtkomst och gallring för säkerhetsdokument? Åtkomst styrs per dokumentklass, och ett arbetsflöde kan ändra den allteftersom dokumentet går vidare. Gallringsregler ligger på en dokumentklass eller på metadata och raderar dokumenten automatiskt när lagringstiden har löpt ut. Hur kopplar VisualQMS dokument till ISO 9001? Dokument och processdiagram märks med de krav i ISO 9001 som de uppfyller, så att ett krav öppnar listan över det som är märkt med det. VisualQMS bygger på M‑Files och Elements.cloud, och alla tre licenserna kommer från oss. Vilka affärssystem kan ni integrera med? Integration med affärssystem, CRM och andra system ingår i våra konsulttjänster, tillsammans med API-arbete och skriptprogrammering. Berätta vilket system ni använder, så berättar vi hur vi skulle koppla ihop det. Hur öppnar medarbetarna i produktionen dokumenten? M‑Files har en skrivbordsklient för Windows, en webbportal och en mobilapp och körs i molnet eller på era egna servrar. Sökningar och vyer visar den gällande revisionen först, med de tidigare i historiken, och i VisualQMS öppnar en operatör den godkända rutinen från den aktivitet som operatören arbetar med. Vad är skillnaden mellan dokumentstyrning och dokumenthantering? Dokumenthantering är det system som samlar dokumenten på ett ställe, registrerar vad varje dokument är och styr versioner och åtkomst. Dokumentstyrning är disciplinen ovanpå: bara den godkända revisionen används, varje ändring granskas och godkänns före frisläppning, och godkännande, distribution och återkallelse dokumenteras. I M‑Files är dokumenthanteringen plattformen, och dokumentstyrningen är det arbetsflöde, de behörigheter och den händelselogg som sätts upp för era styrda dokument. [Dokumenthantering på M‑Files](https://solutionmanagement.eu/se/solutions/document-management/) beskriver plattformen. Vem får ändra en arbetsinstruktion? Bara de som dokumentklassen tillåter. Behörigheter sätts per dokumenttyp och kan följa dokumentets metadata, så att författarna till en arbetsinstruktion kan redigera den, den godkännare som arbetsflödet utser kan godkänna den, och alla andra öppnar den godkända revisionen. Ett arbetsflöde kan ändra vem som har åtkomst allteftersom dokumentet går vidare. Kan godkännanden signeras elektroniskt? Ofta menas två saker. Ett godkännande inom företaget är ett statusbyte i arbetsflödet som registreras i händelseloggen med tidpunkt och användare, och det kan få en elektronisk signatur med M‑Files modul för elektroniska signaturer. Ett dokument som en leverantör eller en kund ska signera går via integrationen till DocuSign eller Adobe Acrobat Sign, med ert eget abonnemang på tjänsten, och det signerade dokumentet kommer automatiskt tillbaka till M‑Files. Körs det i molnet eller på våra egna servrar? Båda, eller som en hybrid av de två. M‑Files Cloud körs på Microsoft Azure med era data krypterade i lagringen och under överföringen, och M‑Files har en ISO/IEC 27001-certifiering som omfattar M‑Files Cloud, Hubshare och Aino. [Säkerhet, behörigheter och händelselogg](https://solutionmanagement.eu/se/m-files/security-compliance/) går in på detaljerna. Relaterade lösningar ## Gå på djupet med kvalitet och leverantörer [### Kvalitetsledning Styrda dokument, utbildning och kvalitetsdokumentation med VisualQMS. Se kvalitetsledning](https://solutionmanagement.eu/se/solutions/quality-management/) [### Leverantörshantering Leverantörens dokument och uppgifter, som hittas via leverantören. Se leverantörshantering](https://solutionmanagement.eu/se/solutions/supplier-management/) [### Dokumenthantering Alla dokument hittade utifrån vad de handlar om, med versioner och godkännanden. Se dokumenthantering](https://solutionmanagement.eu/se/solutions/document-management/) [### Automatiserade arbetsflöden Så aviserar ett arbetsflöde folk, fördelar uppgifter och ändrar vem som har åtkomst. Se hur arbetsflöden körs](https://solutionmanagement.eu/se/m-files/workflow-automation/) [### Säkerhet och händelselogg Behörigheter, lagring och revisionsspår i M‑Files. Se säkerhet och loggning](https://solutionmanagement.eu/se/m-files/security-compliance/) [### Microsoft 365 Arbetsinstruktioner skrivna i Word och sparade med sina metadata. Se M‑Files i Office](https://solutionmanagement.eu/se/m-files/microsoft-365/)