--- title: "Projektdokumentation på M-Files · Solution Management" url: "https://solutionmanagement.eu/dk/solutions/project-management/" language: "da" description: "Projektdokumentation på M-Files: alle dokumenter samlet under projektet, alle versioner gemt, godkendelser dokumenteret og et team i Teams pr. projekt." dateModified: "2026-10-22" --- Projektdokumentation på M‑Files # Find den godkendte version flere år efter Et projekt producerer tegninger, rapporter, kontrakter, referater og en masse mails. Flere år senere spørger nogen, hvilken version der gjaldt på en bestemt dato, og hvem der godkendte den. I M‑Files hører hvert dokument til sit projekt og har hele sin historik med, også godkendelserne. [Book en demo](https://solutionmanagement.eu/dk/book-a-demo/) ![Tre skærmbilleder af et projekt i M-Files: projektplanen som gantt-diagram, den samme plan som en liste over opgaver med datoer og status, og den mappestruktur, projektets team får fra sin skabelon](https://solutionmanagement.eu/img/iDn5W847YV-200.webp) I projektet ## Alle på projektet åbner den samme version ### Arkiveret én gang under projektet Et dokument hører til projektet, så det vises under projektet og i alle andre lister, det passer i. Der findes kun én kopi. ### Alle tidligere versioner gemmes Hver gemt ændring er en ny version, og de tidligere er stadig tilgængelige. Mens du har et dokument tjekket ud, kan ingen andre redigere det. ### Godkendelsen går videre til den næste Dokumenterne bliver gennemgået og godkendt trin for trin. Hvert trin kan give opgaven videre til den næste og ændre, hvem der har adgang. ### Lister med dine egne projekter Hver person kan have lister som de aktive projekter, man selv er involveret i, eller de dokumenter, man har redigeret for nylig. ### Åbn det fra skrivebordet eller telefonen Projektdokumenterne åbnes fra desktopklienten til Windows, webportalen eller mobilappen. ### Et dashboard pr. projekt Med CtrlPortals fra vores udviklingspartner CtrlDocs får hvert projekt et dashboard med fremdrift, åbne punkter og et Gantt-diagram over planen, trukket fra de aktuelle data. Uden for virksomheden ## Del med kunder og underleverandører Et projekt bliver sjældent inden for én virksomhed. Kunden vil have de gældende tegninger, underleverandøren skal skrive i metodebeskrivelsen, og korrespondancen skal ende hos projektet. - Hubshare til kunden — Med M‑Files Hubshare deler I udvalgt projektindhold med inviterede kunder og partnere, som kun ser de hubs, de er inviteret til. - CtrlShare til at skrive sammen — CtrlShare fra vores udviklingspartner CtrlDocs åbner et dokument, så en underleverandør kan redigere det sammen med jer i OneDrive for Business. Underleverandøren inviteres via e-mail og bekræfter med en kode, og der er ingen offentlige links. Dokumentet kommer tilbage til M‑Files som en ny version. - E-mails under projektet — E-mails til og fra kunden arkiveres fra Outlook med projektet på, og M‑Files kan hente kunden eller kontaktpersonen fra mailen. ![Et projekts portal i M-Files, bygget med CtrlPortals: projektets felter, kommentartråden og fanerne til dokumenter, begivenheder og kalender](https://solutionmanagement.eu/img/H9QILTMAdo-200.webp) ## Se et projekt med dokumenter og versioner [Book en demo](https://solutionmanagement.eu/dk/book-a-demo/) Planen ## Se, hvor projektet står, direkte fra M‑Files Projektets opgaver ligger i M‑Files ved siden af dokumenterne. CtrlPortals fra vores udviklingspartner CtrlDocs tegner dem som en plan med en bjælke for hver opgave, pile mellem de opgaver, der afhænger af hinanden, og en linje for i dag. De samme opgaver kan ses som en tavle, en kalender eller en liste. - Tavlen til ugemødet — Tavlen viser opgaverne efter status, med timerne i hver kolonne lagt sammen nedenunder. - Én farve pr. person — Bjælker og kort har den ansvarliges farve, så planen kan læses efter, hvem der gør hvad. [CtrlPortals på ctrldocs.com](https://ctrldocs.com/products/ctrlportals/) ![En projektplan som gantt-diagram med opgaverne grupperet under design, indkøb og installation, en bjælke for hver opgave i den ansvarliges farve, pile mellem afhængige opgaver og en linje for i dag](https://solutionmanagement.eu/img/EjDK2MlvS1-200.webp) Microsoft Teams ## Hvert nyt projekt får sit team i Teams CtrlTeams fra vores udviklingspartner CtrlDocs opretter teamet og dets kanaler ud fra projektet i M‑Files og henter dokumenterne tilbage med projektets oplysninger på. ![Diagram over CtrlTeams med skabeloner og et projekt i M-Files, en aktiveret forbindelse, der opretter teamet med medlemmer, mapper og skabelondokumenter, filer, der synkroniseres tilbage med metadata, og lukning og arkivering til sidst](https://solutionmanagement.eu/img/OXm1phCIXI-200.webp) ### Fra skabelon til arkiv Giv projektet en skabelon, og aktivér forbindelsen. Teamet oprettes med medlemmer, mapper og skabelondokumenter. Folk arbejder i Teams, filerne kommer tilbage til M‑Files, og til sidst lukkes og arkiveres teamet. [CtrlTeams på ctrldocs.com](https://ctrldocs.com/products/ctrlteams/) ![En generisk projektskabelon i M-Files med mappestruktur, mapper og grundlæggende elementer](https://solutionmanagement.eu/img/rJ55ilmztM-200.webp) ### Sæt mapperne op én gang, og få dem i hvert team Vælg en standardmappestruktur til projektet, så dukker de samme mapper op i dets team eller kanal, når forbindelsen aktiveres. ![Metadatakortet for en projektskabelon i M-Files med dens dokumentskabeloner og mappestruktur](https://solutionmanagement.eu/img/hoyCdKS2zh-200.webp) ### Godkendte skabeloner, uanset hvor dokumentet oprettes Et team starter med de godkendte versioner af jeres dokumentskabeloner. Nye dokumenter kommer tilbage til M‑Files med de rigtige oplysninger, uanset om de er oprettet fra en skabelon, i en mappe eller i chatten. Projektets afslutning ## Arkiveret, når projektet lukker Når projektet slutter, er dokumenterne stadig nødvendige i garantiperioden, til næste fase eller ved en tvist, og senere er de ikke. En regel klarer begge dele. ### Arkiveret eller slettet efter regler En opbevaringsregel, der regner fra projektets slutdato, markerer dokumenterne til arkivering eller sletter dem efter den periode, I fastsætter. Ved sletning skjules et dokument først for brugerne; endelig destruktion er et separat trin. ### Teamet i Teams lukker med det Med CtrlTeams fra vores udviklingspartner CtrlDocs bliver projektets team i Microsoft Teams lukket og arkiveret til sidst, og filerne er tilbage i M‑Files med projektets oplysninger på. ### Fundet flere år efter Søg efter projekt, dato, type eller et ord i teksten. Det, der åbnes, er den godkendte version med de tidligere bag sig, fra desktopklienten, webportalen eller mobilappen. Næste skridt ## Se et projekt og dets team i en demo Book en demo, så viser vi et projekt i M‑Files med dokumenter og godkendelser samt et team oprettet med CtrlTeams. Vi svarer samme arbejdsdag. [Book en demo](https://solutionmanagement.eu/dk/book-a-demo/) [Priser og udgaver](https://solutionmanagement.eu/dk/pricing/) Spørgsmål ## Spørgsmål om projekter og Teams Hvordan havner et dokument under sit projekt? Via sine metadata. Projektet er et felt på dokumentet, så dokumentet vises under projektet og i alle andre visninger, det passer i, uden kopier. Visninger filtreres på metadata, fx de aktive projekter, man selv er involveret i. Hvordan holder CtrlTeams Teams og M‑Files i takt? Projektskabeloner, dokumentskabeloner og standardmappestrukturen styres i M‑Files, mappestrukturen som metadata. Dokumenter, der oprettes i Teams, fra en skabelon eller på den normale måde i en mappe eller i chatten, synkroniseres tilbage til M‑Files med de relevante metadata. Hvem står bag CtrlTeams og CtrlPortals? Begge er M‑Files-tilføjelser fra vores udviklingspartner CtrlDocs. Vi forhandler og implementerer dem. Læs om dem på [ctrldocs.com](https://ctrldocs.com/). Hvordan deler vi dokumenter med en kunde eller en underleverandør? På to måder. Med M‑Files Hubshare deler I udvalgt indhold med inviterede kunder og partnere, som kun ser de hubs, de er inviteret til. [CtrlShare](https://ctrldocs.com/products/ctrlshare/) fra vores udviklingspartner CtrlDocs inviterer en ekstern person via e-mail til at redigere et dokument sammen med jer, uden offentlige links, og dokumentet kommer tilbage til M‑Files som en ny version. Hvad sker der med dokumenterne, når projektet slutter? En opbevaringsregel, der regner fra projektets slutdato, arkiverer eller sletter dem efter den periode, I fastsætter, og nogen kan få besked eller blive bedt om at gennemgå dem først. Med CtrlTeams lukkes og arkiveres projektets team i Microsoft Teams samtidig. Indtil da kan alle versioner findes ved søgning. Håndteres tegninger som dokumenter? Ja. En tegning hører til sit projekt som ethvert andet dokument, med revisionshistorik og en dokumenteret godkendelse. Hver ændring er en ny version, og M‑Files kan bruge jeres egen versionsnummerering, for eksempel revisionsbogstaver. [Ingeniør og byggeri](https://solutionmanagement.eu/dk/industries/engineering-construction/) viser et tegningsregister med udgivelsesformål. Kører det i skyen eller på vores egne servere? Begge dele, eller som en hybrid af de to. M‑Files Cloud kører på Microsoft Azure, hvor jeres data er krypteret i lagringen og under overførsel, og M‑Files har en ISO/IEC 27001-certificering, der dækker M‑Files Cloud, Hubshare og Aino. Folk på byggepladsen åbner projektdokumenterne fra mobilappen i begge tilfælde. [Priser og udgaver](https://solutionmanagement.eu/dk/pricing/) viser, hvad et tilbud indeholder.