--- title: "HR-dokumenter på M-Files · Solution Management" url: "https://solutionmanagement.eu/dk/solutions/hr-document-management/" language: "da" description: "HR-dokumenter på M-Files: én personalemappe pr. medarbejder, kun åben for medarbejderen, lederen og HR, og slettet efter en regel fra fratrædelsesdatoen." dateModified: "2026-10-22" --- HR-dokumenthåndtering på M‑Files # Hele personalemappen samlet ét sted Ansættelseskontrakten ligger i et aflåst skab, MUS-referaterne i lederens OneDrive og certifikaterne i nogens indbakke. På M‑Files har hver medarbejder én personalemappe, som kun HR og nærmeste leder kan åbne, og som slettes til tiden, når medarbejderen er stoppet. [Book en demo](https://solutionmanagement.eu/dk/book-a-demo/) ![M-Files-webklienten med én medarbejder åbnet til sine HR-dokumenter ved siden af hendes metadatakort med afdeling, stillingsbetegnelse og leder](https://solutionmanagement.eu/img/oCElCCtFqO-200.webp) Personalemappen ## Det indeholder en personalemappe HR-dokumenthåndtering samler alle dokumenter om en medarbejder i én mappe, registrerer, hvad hvert dokument er, og anvender regler for, hvem der må åbne det, og hvornår det slettes. I M‑Files bygges mappen af metadata: Hvert dokument har medarbejderen, sin type og sine datoer på sig. Hvilke dokumenttyper I gemmer, bestemmer I selv; her er de almindelige. ### Ansættelseskontrakt Den underskrevne kontrakt og alle senere tillæg, gemt som ét dokument med sine versioner, så de vilkår, der gjaldt på en given dato, kan slås op. ### Ansøgning og CV Det, personen søgte med, gemt sammen med medarbejderen efter ansættelsen og kun åbent for HR. ### MUS-referater Referaterne fra hver medarbejderudviklingssamtale, åbne for medarbejderen, lederen og HR og lukkede for alle andre. ### Certifikater og uddannelse Certifikater med en udløbsdato og den uddannelse, rollen kræver, så en opgave om fornyelse kan gå til lederen i tide. ### Breve og e-mails Ændringer i løn eller arbejdstid og e-mailene omkring dem, arkiveret fra Outlook under medarbejderen. ### Datoer, der styrer reglerne Ansættelsesdato, fratrædelsesdato og datoerne på certifikater. Påmindelser regner frem fra dem, og slettereglen regner fra fratrædelsesdatoen. Fra første til sidste dag ## Onboarding og offboarding som et workflow Et workflow i M‑Files kan sættes op til at føre en medarbejder fra den underskrevne kontrakt til den dag, mappen slettes. Hver status tildeler opgaver, sender påmindelser før fristen og ændrer, hvem der har adgang. 1. ### Ansat HR Medarbejderen oprettes, kontrakten arkiveres, og onboardingopgaverne går til HR, it og lederen, hver med en frist. Underskrives kontrakten med DocuSign eller Adobe Acrobat Sign via jeres eget abonnement, kommer den underskrevne kopi selv tilbage til M‑Files. 2. ### I ansættelse HR og lederen MUS-referater, certifikater og ændringer i kontrakten arkiveres under medarbejderen, efterhånden som de kommer. Hvem der må åbne hvert dokument, følger af, hvilken type dokument det er. 3. ### Fratræder HR Fratrædelsesdatoen sættes, offboardingopgaverne sendes ud, og når mappen skifter til sin fratrædelsesstatus, kan workflowet indsnævre, hvem der har adgang til den. 4. ### Slettet efter reglen En opbevaringsregel regner fra fratrædelsesdatoen og sletter de personlige dokumenter efter den periode, I fastsætter. HR kan få besked, før det sker, eller blive bedt om at gennemgå dem først. Persondata ## HR ved, hvor det er, og hvem der ser det GDPR kræver, at I ved, hvor persondata ligger, hvem der kan se dem, og hvornår de slettes. Med én mappe pr. medarbejder er det noget, I kan slå op. - Arkiveret efter, hvad det er — Ansøgninger, ansættelseskontrakter og MUS-referater arkiveres som hver sin type dokument. Typen afgør, hvilke oplysninger der registreres, og hvem der må åbne dokumentet. - Kun åbent for de rette — Nogle dokumenter er for medarbejderen og HR. Andre er for medarbejderen, nærmeste leder og HR. Reglen gælder i alle visninger. - Slettet til tiden — Hver medarbejder har en ansættelsesdato og en fratrædelsesdato. En sletteregel regner fra fratrædelsesdatoen og sletter de personlige dokumenter automatisk. - Besked, før noget slettes — HR kan få besked, før en sletning sker, eller følge de kommende sletninger i en visning. - Én søgning pr. indsigtsanmodning — Når en medarbejder beder om indsigt, finder én søgning alle dokumenter om personen. De kan eksporteres i originalformat eller som PDF. - Krypteret opbevaring — Fildata og databasen kan krypteres, og kommunikationen med M‑Files kan køre over en sikker forbindelse. ![Samme medarbejdersag set to gange i M-Files: HR ser hendes dokumenter og e-mails, en kollega i salg ser kun ansættelsesbeviset](https://solutionmanagement.eu/img/9Iw4jzw_9I-200.webp) Integrationer ## Virker med de systemer, HR allerede har Listen over medarbejdere ligger i jeres HR- eller lønsystem, kontrakten skrives i Word, og papirerne kommer på mail. Hver af delene kan kobles til M‑Files. ### HR- og lønsystem Lister som medarbejdere og afdelinger kan holdes synkroniseret med en ekstern database, så en medarbejder oprettes én gang og staves på én måde. ### Word-skabeloner En ansættelseskontrakt skrevet ud fra jeres skabelon får navn, titel og ansættelsesdato udfyldt fra medarbejderens oplysninger, og felterne opdateres, når dokumentet åbnes i Office. ### Outlook E-mails om en medarbejder arkiveres fra Outlook med deres metadata, så de havner i personalemappen og ikke i en indbakke. ### Login med Microsoft Entra ID Brugerne kan logge på via Microsoft Entra ID, så single sign-on og totrinsgodkendelse følger jeres opsætning hos Microsoft. ### Papirerne i skabet Gamle personalemapper scannes én gang, og M‑Files OCR gør dem til søgbare PDF'er, der arkiveres under medarbejderen. ### M‑Files Cloud En ISO/IEC 27001-certificering dækker M‑Files Cloud, Hubshare og Aino, og M‑Files er databehandler under GDPR med en databehandleraftale. Næste skridt ## Gå en personalemappe igennem med os I en demo åbner vi én medarbejders mappe og viser, hvem der kan se hvad, og hvad der sker efter fratrædelsesdatoen. Fortæl os, hvor jeres HR-dokumenter ligger i dag, så svarer vi samme arbejdsdag. [Book en demo](https://solutionmanagement.eu/dk/book-a-demo/) [GDPR og dokumenthåndtering](https://solutionmanagement.eu/dk/resources/gdpr-document-management/) Spørgsmål ## Spørgsmål fra HR og fra it Hvordan bliver adgangen til dokumenterne bestemt? Hver type HR-dokument er sin egen dokumentklasse i M‑Files med de metadata og adgangsregler, klassen kræver. Rettighederne sættes pr. klasse, fx medarbejderen og HR eller medarbejderen, nærmeste leder og HR, og de gælder i alle visninger. Hvordan virker slettereglen? Medarbejderen har en ansættelsesdato og en fratrædelsesdato, og reglen regner fra fratrædelsesdatoen. I M‑Files sættes sådan en regel op som et workflow, der kan give HR besked eller bede om en gennemgang, før et dokument slettes. M‑Files skjuler først et slettet dokument for brugerne, og den endelige destruktion er et særskilt trin. Hvor længe hver type dokument gemmes, bestemmer I. Kan listen over medarbejdere komme fra vores HR- eller lønsystem? M‑Files kan holde en liste som medarbejdere synkroniseret med en ekstern database. Om det passer til jeres HR- eller lønsystem, ser vi på, når vi afgrænser projektet sammen med jer. Gør det os GDPR-compliant? Det kan intet system gøre for jer. Hvad I gemmer, hvor længe og på hvilket grundlag, er stadig jeres beslutninger. M‑Files giver HR ét sted til dokumenterne, adgangsregler, der gælder i alle visninger, og sletning, der kører efter en regel, så de beslutninger, I træffer, også bliver ført ud i livet. Hvordan svarer vi på en indsigtsanmodning? Efter GDPR skal en anmodning om indsigt normalt besvares inden for en måned. Hvert dokument om en person har personen som metadata, så én søgning finder dem alle, og de eksporteres i originalformat eller som PDF. [GDPR og dokumenthåndtering](https://solutionmanagement.eu/dk/resources/gdpr-document-management/) gennemgår resten af anmodningen. Hvad registrerer loggen? Hændelsesloggen i M‑Files registrerer hver ændring, download, upload og sletning og hvert trin i et workflow med tidspunkt og bruger. Den kan filtreres og eksporteres, og med M‑Files' modul til avanceret logning registrerer den også, hver gang en fil åbnes. Kan ansættelseskontrakten underskrives elektronisk? Med integrationen til DocuSign eller Adobe Acrobat Sign og jeres eget abonnement på tjenesten kommer den underskrevne kontrakt automatisk tilbage til M‑Files og arkiveres i personalemappen. Ellers lægger HR den underskrevne kopi ind. Kører det i skyen eller på vores egne servere? Begge dele, eller som en hybrid af de to. M‑Files Cloud kører på Microsoft Azure, hvor jeres data er krypteret både i lagringen og på vej over internettet, og nøglerne til krypteringen af filerne kan opbevares i jeres egen Azure Key Vault. [Sikkerhed, rettigheder og hændelseslog](https://solutionmanagement.eu/dk/m-files/security-compliance/) går i detaljer, og [priser og udgaver](https://solutionmanagement.eu/dk/pricing/) viser, hvad et tilbud indeholder.