--- title: "GDPR og dokumenthåndtering i praksis · Solution Management" url: "https://solutionmanagement.eu/dk/resources/gdpr-document-management/" language: "da" description: "En praktisk guide til GDPR i dokumenthåndtering: hvor personoplysningerne er, sletning til tiden, adgang efter rolle, logning og indsigtsanmodninger i M-Files." dateModified: "2026-10-22" --- Guide # Hvad GDPR kræver af et dokumentsystem En medarbejder beder om en kopi af alt, I har om vedkommende. En opbevaringsperiode udløber. En intern audit spørger, hvad der er sket med en personalemappe. Jeres politik siger, hvad der skal ske. De fem indstillinger her er dokumentsystemets del af arbejdet. På denne side 1. [1\. Hav styr på, hvor personoplysningerne er](#1-hav-styr-paa-hvor-personoplysningerne-er) 2. [2\. Slet til tiden](#2-slet-til-tiden) 3. [3\. Begræns adgangen til formålet](#3-begraens-adgangen-til-formaalet) 4. [4\. Log adgangen til personoplysninger](#4-log-adgangen-til-personoplysninger) 5. [5\. Besvar en indsigtsanmodning inden for en måned](#5-besvar-en-indsigtsanmodning-inden-for-en-maaned) 6. [Hvor jeres dokumenter ligger](#hvor-jeres-dokumenter-ligger) 7. [Det, der stadig er jeres opgave](#det-der-stadig-er-jeres-opgave) 8. [Når nogen beder om deres oplysninger](#naar-nogen-beder-om-deres-oplysninger) 9. [Det kræver hver rettighed af systemet](#det-kraever-hver-rettighed-af-systemet) 10. [Ti krav at holde et system op imod](#ti-krav-at-holde-et-system-op-imod) 11. [Det vil jeres DPO og it gerne vide](#det-vil-jeres-dpo-og-it-gerne-vide) En politik besvarer GDPR's krav på papir. Indstillingerne besvarer dem inde i systemet. Hver af de fem dele nedenfor sættes op i M‑Files, og hver nævner det krav, den dækker på listen med de ti krav, der stilles til sags- og dokumentsystemer. ## 1\. Hav styr på, hvor personoplysningerne er[#](#1-hav-styr-paa-hvor-personoplysningerne-er) Alle de andre GDPR-indstillinger hviler på, at I kan sige, hvilke dokumenter der indeholder personoplysninger, og om hvem. Uden det kan I hverken slette efter en plan, styre adgangen efter rolle eller besvare en anmodning om én person. To beslutninger, taget én gang, klarer det. De dokumenttyper, der rummer personoplysninger (personalemappe, ansøgning, medarbejdersamtale, ansættelseskontrakt), markeres som sådanne, og hvert dokument knyttes til den person, det vedrører. Så samler én søgning alt om personen, uanset hvor det er arkiveret. Er en vault ikke sat op sådan, finder I alligevel dokumenterne med en søgning på navn eller CPR-nummer. _Krav 3 og 5 af de ti: sletning af data, klassificering af data._ ## 2\. Slet til tiden[#](#2-slet-til-tiden) Personoplysninger må ikke opbevares længere, end formålet kræver. Jeres politik fastsætter perioderne; vaulten sørger for, at de bliver overholdt, uden at nogen skal huske det. Fordi hvert dokument er knyttet til den person, det vedrører, kan systemet rydde op efter sig. En sletteregel kan ligge på et enkelt dokument, på en dokumenttype eller på en feltværdi. Følsomme oplysninger om en medarbejder slettes for eksempel en fast periode efter fratrædelsen (typisk seks måneder), med en besked i forvejen eller en visning af de sletninger, der er på vej. Reglen læser en dato, og sletningen kører automatisk. Regnearket over "hvad der skal slettes hvornår" forsvinder. _Krav 6 og 7 af de ti: sletteregler, automatisk sletning._ ## 3\. Begræns adgangen til formålet[#](#3-begraens-adgangen-til-formaalet) Kun de personer, der har brug for personoplysninger til deres opgave, må se dem. Adgangsreglerne afgør, hvem et dokument findes for, ligesom slettereglerne afgør, hvor længe det findes. Reglerne ligger på dokumenttypen og på personen. En medarbejdersamtale er synlig for medarbejderen, den nærmeste leder og HR, og adgangen følger med, når de oplysninger ændres. Der er ingen mapperettighed tilbage, som nogen satte for år tilbage, og som ingen gennemgår. _Krav 1 af de ti: adgangsstyring._ ## 4\. Log adgangen til personoplysninger[#](#4-log-adgangen-til-personoplysninger) Efter GDPR betyder ansvarlighed, at I bagefter kan dokumentere, hvordan personoplysningerne rent faktisk er blevet behandlet. M‑Files logger alle ændringer af et dokument og dets felter, alle downloads og uploads, sletninger og hvert trin i en godkendelse. Hændelsesloggen kan filtreres, gennemsøges og eksporteres, og det er det, en intern audit eller en tilsynsmyndighed beder om. Med M‑Files' modul til avanceret logning registrerer loggen også, hver gang en fil åbnes. _Krav 2 af de ti: logning af adgang._ ## 5\. Besvar en indsigtsanmodning inden for en måned[#](#5-besvar-en-indsigtsanmodning-inden-for-en-maaned) En person kan bede om at få at vide, hvilke oplysninger I har om vedkommende, og få en kopi, som regel inden for en måned. Det er ved sådan en anmodning, de fire andre indstillinger bliver prøvet af. Fordi dokumenter om en person er knyttet til personen, bliver anmodningen til en søgning og en eksport: dokumenter i originalformat eller som PDF, andre data i Excel. Og det, en sletteregel allerede har fjernet, er der ikke længere. _Krav 4 af de ti: eksport af data._ ## Hvor jeres dokumenter ligger[#](#hvor-jeres-dokumenter-ligger) Hvor M‑Files kører, er en beslutning for sig, uafhængig af indstillingerne inde i vaulten: i skyen, på egne servere eller som en hybrid af de to. M‑Files Cloud hostes i Microsoft Azure, og dér krypteres data både ved lagring og under overførsel. Fildata og selve databasen kan krypteres, og kommunikationen med M‑Files kan sættes op til at køre over en sikker forbindelse. _Krav 8 og 9 af de ti: kryptering af kommunikation og databaser._ ## Det, der stadig er jeres opgave[#](#det-der-stadig-er-jeres-opgave) En indstilling håndhæver en beslutning; den træffer den ikke. Opbevaringsperioderne skal I selv fastlægge og skrive ned; derefter er det slettereglerne, der holder jer fast på dem. Det samme gælder rollerne: Hvem der skal have adgang til hvad, kommer fra jer. Fortegnelserne over behandlingsaktiviteter og databehandleraftalerne bliver også liggende hos jer, for systemet rummer dokumenter, ikke jeres [compliance](https://solutionmanagement.eu/dk/solutions/compliance-management/)\-program. Intet af det her er juridisk rådgivning, så afstem jeres egen politik med jeres DPO. To sider fører det videre: [compliance og risiko](https://solutionmanagement.eu/dk/solutions/compliance-management/) for, hvordan det leveres som en implementering, og [sikkerhed og compliance](https://solutionmanagement.eu/dk/m-files/security-compliance/) for platformens kontroller nedenunder. I praksis ## Når nogen beder om deres oplysninger 1. ### Anmodningen modtages En person spørger, hvilke oplysninger I har om vedkommende. GDPR giver jer som regel en måned til at svare. 2. ### Find det hele Én søgning på personen finder de dokumenter, der er knyttet til vedkommende. En søgning på navn eller CPR-nummer dækker det, der aldrig blev knyttet. 3. ### Eksporter Dokumenter eksporteres i originalformat eller som PDF, og andre data til Excel. 4. ### Besvaret Personen får en kopi. Beder vedkommende også om at blive slettet, kan dokumenterne slettes fuldstændigt. Rettigheder og indstillinger ## Det kræver hver rettighed af systemet GDPR giver personer rettigheder og giver jer pligter. Hver af dem lander på en indstilling i vaulten, og her er den enkle oversigt. ### Ret til indsigt En person kan spørge, hvad I har om vedkommende, og få en kopi. I vaulten er det en søgning på personen og en eksport: dokumenter i originalformat eller som PDF, andre data i Excel. Hændelsesloggen kan også eksporteres, hvis personen spørger, hvad der er gjort med oplysningerne. ### Ret til berigtigelse En forkert fødselsdato eller adresse rettes i felterne eller i dokumentet. M‑Files gemmer hver ændring som en ny version, så det rettede er det, folk åbner, og den tidligere tilstand bliver i historikken. ### Ret til sletning Sletteregler klarer rutinedelen: Workflows arkiverer eller sletter dokumenter efter en fastsat periode, og et workflow kan give nogen besked eller bede om en gennemgang, før et dokument slettes. Sletning i M‑Files skjuler først dokumentet; at destruere det for altid er et separat trin, og det betyder noget, når nogen beder om at blive glemt. ### Adgang begrænset til formålet Kun dem, der har brug for personoplysninger til deres opgave, må se dem. Adgangsrettighederne følger dokumentets metadata, så et MUS-referat arver reglen for sin type og for den medarbejder, det vedrører, uanset hvor det vises. ### Ansvarlighed I skal bagefter kunne vise, hvordan personoplysninger er blevet behandlet. Hændelsesloggen registrerer ændringer, downloads og sletninger og kan filtreres og eksporteres. Med M‑Files' modul til avanceret logning registrerer loggen også, hver gang en fil åbnes. ### En måned til at svare En anmodning om indsigt skal normalt besvares inden for en måned. Søgningen, eksporten og loggen ovenfor gør det til en rutineopgave i stedet for en uges leden. ## Se en sletteregel og hændelsesloggen i brug [Book en demo](https://solutionmanagement.eu/dk/book-a-demo/) De ti krav ## Ti krav at holde et system op imod Der stilles ti krav til sags- og dokumentsystemer (ECM) under GDPR. Ni af dem er indstillinger, fra adgangsstyring til krypterede databaser, og guidens fem dele nævner dem et ad gangen. Det tiende er en plan for at følge med forordningen, og den er jeres egen. Vores side om M‑Files og GDPR gennemgår, hvordan M‑Files opfylder hvert af dem. [M‑Files og GDPR](https://solutionmanagement.eu/dk/m-files/gdpr/) ![En illustration af en person omgivet af de slags personoplysninger, en virksomhed ligger inde med: et navneskilt, en adresse, en telefon, en e-mailadresse, en nummerplade, dokumenter og servere](https://solutionmanagement.eu/img/8qq58VctN5-200.png) ## Det vil jeres DPO og it gerne vide Hvordan besvarer vi en indsigtsanmodning? Find, eksportér, send, normalt inden for en måned. Fordi dokumenter om en person er knyttet til personen, finder én søgning alt, der er arkiveret om vedkommende, og en søgning på navn eller CPR-nummer dækker det, der aldrig blev knyttet. Dokumenter eksporteres i originalformat eller som PDF og andre data til Excel, og hændelsesloggen kan eksporteres, hvis personen spørger, hvad der er gjort med oplysningerne. Det er også med den samme søgning, en anmodning om sletning begynder. Kan personalemapper slettes automatisk? Ja, som en regel på dokumenttypen, der kører, når opbevaringsperioden udløber. Opbevaringsregler sættes op med workflows, der arkiverer eller sletter dokumenter efter en fastsat periode, og et workflow kan give HR besked eller bede om en gennemgang, før et dokument forsvinder. Ved sletning skjules dokumentet først; endelig destruktion er et separat trin. [HR-dokumenter](https://solutionmanagement.eu/dk/solutions/hr-document-management/) gennemgår personalemappen. Gør M‑Files os GDPR-compliant? Det gør intet system. Indstillingerne håndhæver de beslutninger, I har truffet: opbevaringsperioderne, hvem der skal have adgang til hvad, og hvilke dokumenttyper der rummer personoplysninger. Fortegnelserne over behandlingsaktiviteter, databehandleraftalerne og jeres politikker bliver hos jer og jeres DPO, og systemet rummer dokumenter, ikke jeres compliance-program. Hvad med at rette oplysninger? Berigtigelse er en redigering. En forkert feltværdi eller et forældet dokument rettes på stedet, og M‑Files gemmer hver ændring som en ny version, så det rettede er det, folk åbner, den tidligere tilstand bliver i historikken, og ændringen står i hændelsesloggen. Viser loggen, hvem der har åbnet en fil? Ændringer, downloads, sletninger og trin i en godkendelse står i hændelsesloggen, og med M‑Files' modul til avanceret logning registrerer den også, hver gang en fil åbnes. Hvordan logger medarbejderne ind? Med den konto, de allerede har, via Microsoft Entra ID eller jeres Windows-domæne, eller med deres egen M‑Files-konto. Hvilken rolle har M‑Files selv efter GDPR? M‑Files er databehandler efter GDPR og tilbyder en databehandleraftale. M‑Files' ISO/IEC 27001:2022-certificering omfatter M‑Files Cloud, M‑Files Hubshare og M‑Files Aino. Det er M‑Files' egen certificering; det er stadig jeres opgave at vise, at jeres organisation overholder reglerne. På denne side 1. [1\. Hav styr på, hvor personoplysningerne er](#1-hav-styr-paa-hvor-personoplysningerne-er) 2. [2\. Slet til tiden](#2-slet-til-tiden) 3. [3\. Begræns adgangen til formålet](#3-begraens-adgangen-til-formaalet) 4. [4\. Log adgangen til personoplysninger](#4-log-adgangen-til-personoplysninger) 5. [5\. Besvar en indsigtsanmodning inden for en måned](#5-besvar-en-indsigtsanmodning-inden-for-en-maaned) 6. [Hvor jeres dokumenter ligger](#hvor-jeres-dokumenter-ligger) 7. [Det, der stadig er jeres opgave](#det-der-stadig-er-jeres-opgave) 8. [Når nogen beder om deres oplysninger](#naar-nogen-beder-om-deres-oplysninger) 9. [Det kræver hver rettighed af systemet](#det-kraever-hver-rettighed-af-systemet) 10. [Ti krav at holde et system op imod](#ti-krav-at-holde-et-system-op-imod) 11. [Det vil jeres DPO og it gerne vide](#det-vil-jeres-dpo-og-it-gerne-vide) [Book en demo](https://solutionmanagement.eu/dk/book-a-demo/) Næste skridt ## Se de fem indstillinger i brug Book en demo, og se sletteregler, adgangsstyring og hændelsesloggen sat op på rigtige dokumenttyper. Eller skriv til os med et spørgsmål fra guiden. Vi svarer samme arbejdsdag. [Book en demo](https://solutionmanagement.eu/dk/book-a-demo/) [Kontakt os](https://solutionmanagement.eu/dk/contact/)