--- title: "M-Files og GDPR: de ti krav til databeskyttelse" url: "https://solutionmanagement.eu/dk/m-files/gdpr/" language: "da" description: "Sådan opfylder M-Files de ti krav til databeskyttelse, der stilles til et dokumentsystem under GDPR: adgangsstyring, logning, sletteregler og kryptering." dateModified: "2026-10-22" --- Databeskyttelse # Når nogen vil vide, hvad I har om dem En tidligere medarbejder beder jer slette alt, I har om vedkommende. Vi sætter M‑Files op, så en persons dokumenter er knyttet til personen, lige til at finde, eksportere eller slette. Der stilles ti GDPR-krav til et dokumentsystem, og vi tager dem ét ad gangen. [Book en demo](https://solutionmanagement.eu/dk/book-a-demo/) [GDPR-guide](https://solutionmanagement.eu/dk/resources/gdpr-document-management/) ![M-Files-webklienten med én medarbejder åbnet til sine HR-dokumenter ved siden af hendes metadatakort med afdeling, stillingsbetegnelse og leder](https://solutionmanagement.eu/img/oCElCCtFqO-200.webp) ![En medarbejders sag i M-Files: hendes opgaver, dokumenter og e-mails samlet under hendes navn, med metadatakortet ved siden af](https://solutionmanagement.eu/img/qxcQcyzIqE-200.webp) Én person, ét sted ## Alt om én person, samlet De ti krav koger ned til én vane: Hvert dokument om en person er knyttet til den person i M‑Files, og hver dokumenttype bærer sine egne regler. Så er en anmodning, en audit eller en sletning en søgning og ikke en jagt gennem mapper og indbakker. - Én persons data slettet på anmodning — Vi sætter typisk M‑Files op, så alle dokumenter om en person er knyttet til personen. Alt kan derefter identificeres, markeres og slettes fuldstændigt. Er en vault sat anderledes op, finder avanceret søgning på navn eller CPR-nummer det. - Følsomme dokumenter får deres egne regler — I bestemmer, hvordan dokumenter klassificeres, og klassificeringen bestemmer, hvordan de behandles. Ansøgning, medarbejdersamtale og ansættelseskontrakt får hver deres adgang, for eksempel "mig og HR" eller "mig, min leder og HR", så et HR-dokument fra starten har de rette læsere. - Kun de rette kommer ind — Kravet er adgangsstyring med roller og rettigheder. I M‑Files sættes adgang pr. person eller gruppe, ud fra hvad et dokument handler om (kunde, projekt, sag), og ud fra dets type (kontrakter, medarbejdersamtaler, ansøgninger). Rettigheder kan udvides eller indsnævres, efterhånden som et workflow når nye trin. De ti krav ## Ti krav, og hvordan M‑Files opfylder hvert af dem Der stilles ti krav til et sags- og dokumenthåndteringssystem under GDPR. Ni er indstillinger i systemet; det tiende er at følge med. Krav Sådan opfylder M‑Files det 1\. Adgangsstyring med roller og rettigheder Adgang sættes pr. person eller gruppe, ud fra hvad et dokument handler om og dets type, og kan udvides eller indsnævres, efterhånden som et workflow går videre. 2\. Adgang til personoplysninger logges Ændringer, downloads, uploads, sletninger og workflowtrin går i hændelsesloggen, som kan filtreres og eksporteres. 3\. En persons oplysninger kan slettes på anmodning Hvert dokument om en person er knyttet til den person, så det hele kan findes, markeres og slettes. 4\. Oplysninger udleveres i et brugbart format Dokumenter eksporteres i deres originale format eller som PDF, og andre oplysninger til Excel. 5\. Følsomme dokumenter får deres egne regler Hver dokumenttype bærer sin egen adgang, for eksempel medarbejderen og HR, eller medarbejderen, lederen og HR. 6\. En sletteregel kan sættes én gang En regel sidder på et dokument, en dokumenttype eller en person, talt fra en dato som fratrædelsesdatoen. 7\. Sletning sker automatisk Når tiden er gået, sletter M‑Files efter reglen, med en besked eller en gennemgang først, hvis I ønsker det. 8\. Krypteret undervejs Kommunikation med M‑Files kører over en krypteret forbindelse, og i M‑Files Cloud er data krypteret under overførsel og i lagring. 9\. Krypteret, hvor det er lagret Fildata og selve databasen kan krypteres. 10\. At følge med, når reglerne udvikler sig Efterhånden som de nationale myndigheder gør reglerne mere konkrete, tilføjer M‑Files og Solution Management funktionalitet og konfiguration, hvor der er brug for det. Når nogen fratræder ## Det sker der med en tidligere medarbejders data 1. ### Ansat Medarbejderen er oprettet i M‑Files med en ansættelsesdato, og alle dokumenter om medarbejderen er knyttet til vedkommende. 2. ### Fratræder Fratrædelsesdatoen skrives på medarbejderen i M‑Files, og slettereglen regner fra den dato. 3. ### Besked før sletning Hvis I ønsker det, viser en besked efter fem måneder eller en visning af kommende sletninger, hvis data står for tur. 4. ### Slettet automatisk Følsomme data og dokumenter om medarbejderen slettes efter reglen, typisk efter seks måneder. ## Se en sletteregel og hændelsesloggen i brug [Book en demo](https://solutionmanagement.eu/dk/book-a-demo/) Indsigtsanmodninger ## Svar på en anmodning inden for måneden Efter GDPR skal en anmodning om indsigt normalt besvares inden for en måned, og fristen kan forlænges med yderligere to måneder i komplicerede sager. M‑Files sættes op, så alt om en person kan findes, kontrolleres og udleveres inden for den tid. ### Alt om én person En person er et objekt i M‑Files, og alle dokumenter om personen er koblet til det: ansøgningen, kontrakten, MUS-referaterne, e-mailene. Når I åbner personen, ser I dem alle. Er en vault sat anderledes op, finder den avancerede søgning dem på navnet. ### Kun de rette håndterer det Adgangsrettighederne følger dokumentets metadata, så en personalemappe beholder sin HR-regel i alle visninger, og den, der håndterer anmodningen, ser det, rollen tillader, og ikke mere. ### Udleveret i et brugbart format Dokumenter eksporteres i originalformat eller som PDF, og andre data om personen eksporteres til Excel, så svaret sendes som filer, personen kan åbne. ### Håndteringen er dokumenteret Hændelsesloggen registrerer downloads, ændringer og eventuelle sletninger, der følger, med tidspunkt og bruger, så I kan vise, hvad der blev gjort med anmodningen, og hvornår. Need to know ## Folk ser det, deres rolle kræver Et godt udgangspunkt i GDPR-arbejdet er need to know: folk ser de dokumenter, deres rolle kræver, og resten holdes ude af syne. Det er svært at gennemføre på et traditionelt F-drev. I M‑Files er det ligetil, fordi rettigheder sættes på de samme felter, som beskriver dokumentet. - M‑Files som databehandler — M‑Files er databehandler efter GDPR og tilbyder en databehandleraftale. - ISO/IEC 27001-certificeret — M‑Files' ISO/IEC 27001:2022-certificering omfatter M‑Files Cloud, Hubshare og Aino. [Se compliance-løsningen](https://solutionmanagement.eu/dk/solutions/compliance-management/) [Sikkerhed i M‑Files](https://solutionmanagement.eu/dk/m-files/security-compliance/) ![Samme medarbejdersag set to gange i M-Files: HR ser hendes dokumenter og e-mails, en kollega i salg ser kun ansættelsesbeviset](https://solutionmanagement.eu/img/9Iw4jzw_9I-200.webp) Næste skridt ## Se M‑Files håndtere en sletteanmodning Book en personlig demo af adgangsstyring, hændelseslog og sletteregler i M‑Files, eller skriv til os med jeres spørgsmål. Vi svarer samme arbejdsdag. [Book en demo](https://solutionmanagement.eu/dk/book-a-demo/) [Kontakt os](https://solutionmanagement.eu/dk/contact/) ## Spørgsmål om M‑Files og GDPR Er M‑Files GDPR-compliant? På leverandørens side har M‑Files en ISO/IEC 27001-certificering, der dækker M‑Files Cloud, Hubshare og Aino, og M‑Files er databehandler under GDPR med en databehandleraftale. Et system gør jer dog ikke compliant. M‑Files giver jer styr på, hvem der har adgang, hvad der logges, hvordan data udleveres, og hvornår de slettes, og vi sætter det op sammen med jer. Hvordan det bruges, og resten af jeres GDPR-arbejde, er fortsat jeres organisations ansvar. Hvad er de ti krav? En tjekliste over, hvad et sags- eller dokumenthåndteringssystem skal kunne under GDPR: adgangsstyring med roller, logning af adgang, sletning af én persons oplysninger på anmodning, udlevering i et brugbart format, klassificering af følsomme dokumenter, en sletteregel, automatisk sletning, kryptering undervejs, kryptering i lagring og at følge med, når reglerne udvikler sig. Selve GDPR afløste det gamle databeskyttelsesdirektiv i maj 2018 og giver EU-borgere kontrol over deres personoplysninger, med bøder på op til 20 millioner euro eller 4 procent af den globale årsomsætning. Hvor hurtigt skal vi svare på en indsigtsanmodning? Efter GDPR normalt inden for en måned efter modtagelsen, og fristen kan forlænges med yderligere to måneder i komplicerede sager. Måneden rækker længere, når alle dokumenter om personen er koblet til personen i M‑Files og kan eksporteres i originalformat, som PDF eller til Excel. [GDPR og dokumenthåndtering](https://solutionmanagement.eu/dk/resources/gdpr-document-management/) har et afsnit om indsigtsanmodninger. Hvordan logger brugerne ind? Med den konto, de allerede har: via Microsoft Entra ID eller en anden identitetsudbyder, via jeres Windows-domæne eller med deres egen M‑Files-konto. Viser loggen, hver gang en fil åbnes? Hændelsesloggen registrerer ændringer, downloads, uploads, sletninger og workflowtrin med tidspunkt og bruger. Logning af hver gang en fil åbnes lægges til med M‑Files' modul til avanceret logning, og til langsigtet analyse kan vi eksportere alle hændelser til en separat rapporteringsdatabase. Er slettede data væk for altid? Når noget slettes i M‑Files, skjules det først for brugerne, og den endelige destruktion er et særskilt trin. Sletteregler sættes op som workflows, der arkiverer eller sletter efter en fastsat tid, og et workflow kan give besked eller bede om en gennemgang, før noget slettes. Er data krypteret? Ja. I M‑Files Cloud er data krypteret i lagringen og under overførsel. På jeres egne servere sætter vi kryptering af filer, database og forbindelse op sammen med jer. Hvor frit kan data klassificeres? Felter oprettes efter behov, og et felt kan have sine egne felter, så en kunde kan have adresse, postnummer og by. I bestemmer også præcis, hvilke dokumenttyper der findes, og hver type kan have sine egne rettigheder og sin egen sletteregel.