--- title: "Dokumentstyring i produktionen med M-Files" url: "https://solutionmanagement.eu/dk/industries/manufacturing/" language: "da" description: "Dokumentstyring i produktionen med M-Files: én gældende version af hver tegning og procedure, registrerede godkendelser og ISO 9001-dokumentation i VisualQMS." dateModified: "2026-10-22" --- Dokumentstyring i produktionen # Den rigtige revision ved hver maskine En gammel revision hænger stadig ved maskinen, og godkendelsen af den nye ligger begravet i en mailtråd. M‑Files sætter hver tegning og procedure under dokumentstyring: én gældende version, og godkendelsen ligger klar, når auditoren beder om den. [Book en demo](https://solutionmanagement.eu/dk/book-a-demo/) - Én gældende version - Registrerede godkendelser - Koblet til jeres ERP ![Tre skærmbilleder fra VisualQMS: proceskortet for reklamationer med en aktivitet åbnet til sin procedure, noter og det ISO 9001-krav, den opfylder, metadatakortet for en udgivet procedure med godkender og næste gennemgangsdato, og en persons træningsregistrering med tilhørende portal](https://solutionmanagement.eu/img/K8HcLFOIRi-200.webp) Dokumentstyring ## Det betyder dokumentstyring Dokumentstyring sikrer, at kun den gældende, godkendte revision af en tegning, procedure eller arbejdsinstruktion er i brug, og at hver revision, godkendelse og tilbagetrækning kan spores. M‑Files gør det med et livsforløb, som hvert styret dokument følger. - Skriv — Et nyt dokument, eller en revision af et eksisterende, skrives som en ny version af det samme dokument. Forfatteren tjekker det ud, så ingen andre overskriver arbejdet. - Gennemgå — Gennemlæserne får gennemgangen som en opgave med en frist, tildelt ved navn eller hentet fra dokumentets metadata, og M‑Files minder dem om det, før fristen udløber. - Godkend — Godkendelsen er en status i workflowet, der registreres i hændelsesloggen med tidspunkt og bruger, og den kan få en elektronisk signatur. - Distribuér — Det er den godkendte revision, folk åbner, i visningerne for deres rolle, og workflowet kan udvide adgangen i det øjeblik, den godkendes. - Træk tilbage — En afløst eller tilbagetrukket revision forsvinder fra arbejdsvisningerne og bliver i versionshistorikken, og et workflow kan arkivere den. - Kun den gældende revision i visningen — Søgning og visninger viser den gældende revision først, og M‑Files kan bruge jeres egen revisionsnummerering, for eksempel revisionsbogstaver. ![Versionshistorikken for en tegning i M-Files: fem versioner fra revision A til C, hvem der ændrede hver, og om den var til godkendelse eller godkendt, ved siden af tegningens metadatakort](https://solutionmanagement.eu/img/1PEAsSbwmz-200.webp) To discipliner ## Dokumentstyring kontra dokumenthåndtering Dokumenthåndtering samler dokumenterne ét sted, registrerer, hvad hvert enkelt er, og finder det igen. Dokumentstyring lægger de regler oveni, som et styret dokument skal følge. M‑Files er dokumenthåndteringssystemet, og dokumentstyringen er det workflow, de rettigheder og den log, der sættes op på det. Funktion Dokumentstyring Dokumenthåndtering Formål Kun den godkendte revision i brug Dokumenter gemt, fundet og delt En ændring Gennemgået og godkendt før frigivelse Gemt som en ny version Hvem må ændre det Navngivne forfattere og de godkendere, workflowet udpeger Alle med redigeringsrettigheder Registreret Hver godkendelse, distribution og tilbagetrækning Hver ændring og download Begge kører i den samme M‑Files-vault: platformen, som er beskrevet under [dokumenthåndtering på M‑Files](https://solutionmanagement.eu/dk/solutions/document-management/), og det livsforløb, det revisionsspor og de integrationer, der sættes op på den til en fabrik. ![M-Files-webklienten med en liste over tegninger, hver med sin revision og sin status i workflowet for godkendelse af tegninger, ved siden af én tegnings metadatakort](https://solutionmanagement.eu/img/_5ZkkTeCLJ-200.webp) I produktionen ## Én gældende version i produktionen - Tegninger og specifikationer — En tegning arkiveres én gang og findes under sit produkt, sin leverandør og sin revision. Søgningen viser den gældende version først, og de tidligere ligger i historikken. - Arbejdsinstruktioner og procedurer — Hver af dem gennemgås og godkendes ad en fast rute. I VisualQMS åbner medarbejderne den godkendte version fra den aktivitet, de arbejder med, og kvitterer for, at de har læst den. - Leverandørdokumentation — Certifikater, aftaler og auditrapporter arkiveres under leverandøren. Åbn leverandøren, og alt, hvad I har liggende om den, er der. - Kvalitetsdokumentation — Afvigelser, CAPA og audits håndteres i VisualQMS og kobles til den procedure, de vedrører. - Sikkerhedsdokumentation — Risikovurderinger og andre HSEQ-dokumenter er åbne for dem, der skal se dem, og slettes efter reglerne, hvor der gælder en opbevaringsperiode. - Koblet til jeres ERP — Vi integrerer M‑Files med jeres ERP-system, så dokumenterne arkiveres under de samme produkter og leverandører, som I allerede bruger dér. Kvalitet ## ISO 9001 uden ringbindet VisualQMS viser kvalitetssystemet som de processer, medarbejderne følger. Hver aktivitet fører til sin styrede procedure, træningen og registreringerne bag den. Åbn et krav i ISO 9001, og I ser, hvad der opfylder det. Selve certificeringen kommer fra et akkrediteret organ. [VisualQMS på visualqms.com](https://visualqms.com/) [Kvalitetsstyring](https://solutionmanagement.eu/dk/solutions/quality-management/) ![To skærmbilleder fra VisualQMS: kravene i ISO 9001 listet som et træ med 7 Support foldet ud, og proceskortet for reklamationer med mærker på aktiviteterne og en signaturforklaring med standardernes navne](https://solutionmanagement.eu/img/Rj3ENcwRNF-200.webp) Kravene i ISO 9001 som et træ, og et proceskort, hvor mærker viser, hvor en standard gælder. ## Se en procedure gå fra udkast til godkendt [Book en demo](https://solutionmanagement.eu/dk/book-a-demo/) Godkendelse ## Sådan når en ny procedure ud i produktionen Jeres egen godkendelsesproces bestemmer trinnene og personerne. Her er et eksempel. 1. ### Revidér Forfatter Forfatteren tjekker proceduren ud og reviderer den som en ny version af det samme dokument. 2. ### Gennemgå Gennemlæser Gennemlæseren får besked og får gennemgangen som en opgave. 3. ### Godkend Godkender Godkendelsen gør den til den godkendte version, og M‑Files kan i samme øjeblik ændre, hvem der har adgang. 4. ### I brug Medarbejderne åbner den godkendte version. De tidligere bliver i versionshistorikken. Revisionsspor ## Et revisionsspor, en auditor kan læse Hændelsesloggen i M‑Files er revisionssporet. Den registrerer ændringer, downloads og sletninger og hvert statusskift i et workflow med tidspunkt og bruger, og en administrator kan filtrere og eksportere den. - Hver ændring, download og sletning — Hver ændring af et dokument eller dets metadata, hver download og hver sletning er en hændelse med tidspunkt og bruger. Loggen filtreres og eksporteres til auditoren. - Hver godkendelse med navn og dato — Et statusskift i workflowet, for eksempel til godkendt, er en hændelse i den samme log, og det kan få en elektronisk signatur med M‑Files' modul til elektroniske signaturer. - Hvem der åbnede et dokument — Med M‑Files' modul til avanceret logning registrerer loggen også, hver gang en fil åbnes, for de dokumenter, hvor læsning skal kunne dokumenteres. - Læst og forstået — Træningsstyringen i VisualQMS registrerer, hvem der skal kende en procedure, og hvem der har bekræftet at have læst den, så bekræftelsen ligger ved siden af den revision, den gælder. ![En liste over udgivne procedurer i M-Files over versionshistorikken for én af dem, med hvem der ændrede hver version, og hvornår](https://solutionmanagement.eu/img/M78EbgkHn5-200.webp) Integrationer ## Virker med jeres ERP og jeres Office-filer Dokumentstyring virker kun, hvis arkivering er en del af at lave dokumentet. M‑Files ligger inde i de programmer, folk allerede bruger, og de systemer, der kender jeres produkter og leverandører, bevarer ansvaret for de lister. ### ERP Lister som produkter, varer og leverandører holdes synkroniseret med jeres ERP, så en tegning arkiveres under det samme varenummer, som jeres ERP kender. Vi står for integrationsarbejdet, også API og scripting. ### Word, Excel og PowerPoint Arbejdsinstruktioner skrives i Word og gemmes i M‑Files med deres metadata. Dokumentnummer, revision og godkender kan indsættes i selve dokumentet og holdes opdateret. ### Outlook Leverandørcertifikater og ændringsanmodninger, der kommer på mail, arkiveres fra Outlook under leverandøren, og M‑Files kan hente kontaktpersonen fra mailen. ### Scannet papir Underskrevne kontrolskemaer og leverandørcertifikater på papir scannes, og M‑Files OCR gør dem til søgbare PDF'er. ### Netværksdrev og SharePoint Connectorer viser tegninger, der stadig ligger på et netværksdrev eller i SharePoint Online, inde i M‑Files uden at flytte dem, så migreringen kan vente. ### Elektronisk signatur Med integrationen til DocuSign eller Adobe Acrobat Sign og jeres eget abonnement på tjenesten kommer underskrevne dokumenter automatisk tilbage til M‑Files. Næste skridt ## Få den gældende revision ud til alle Spørg os om revisionsstyring, godkendelser eller VisualQMS, så svarer vi samme arbejdsdag. Eller prøv M‑Files selv i den gratis 30-dages prøveperiode. [Book en demo](https://solutionmanagement.eu/dk/book-a-demo/) [Bed om en gratis prøveperiode](https://solutionmanagement.eu/dk/contact/) ## Spørgsmål fra kvalitet og it Hvordan holder M‑Files én gældende version? Hver ændring gemmes som en ny version af det samme dokument, så der er ét dokument med sin historik. Forfatteren tjekker dokumentet ud, mens det revideres, og tjekker det ind igen. Søgningen viser den gældende version først. Hvordan arkiveres tegninger, procedurer og leverandørdokumenter? Hver dokumentklasse har sine egne metadata, for eksempel produkt, leverandør og revision. En visning samler så alt, hvad der ligger om én leverandør eller ét produkt. Godkendelsesflowet med tilstande, roller og notifikationer sættes op efter jeres egen proces. Hvordan styres adgang og sletning for sikkerhedsdokumenter? Adgang styres pr. dokumentklasse, og et workflow kan ændre den, efterhånden som dokumentet går videre. Sletteregler ligger på en dokumentklasse eller på metadata og sletter dokumenterne automatisk, når opbevaringsperioden er udløbet. Hvordan kobler VisualQMS dokumenter til ISO 9001? Dokumenter og procesdiagrammer mærkes med de krav i ISO 9001, de opfylder, så et krav åbner listen over det, der er mærket med det. VisualQMS bygger på M‑Files og Elements.cloud, og alle tre licenser kommer fra os. Hvilke ERP-systemer kan I integrere med? Integration med ERP, CRM og andre systemer er en del af vores konsulentydelser, sammen med API-arbejde og scriptprogrammering. Fortæl os, hvilket system I bruger, så fortæller vi, hvordan vi vil koble det på. Hvordan åbner medarbejderne i produktionen dokumenterne? M‑Files har en desktopklient til Windows, en webportal og en mobilapp og kører i skyen eller på jeres egne servere. Søgning og visninger viser den gældende revision først med de tidligere i historikken, og i VisualQMS åbner en operatør den godkendte procedure fra den aktivitet, vedkommende arbejder med. Hvad er forskellen på dokumentstyring og dokumenthåndtering? Dokumenthåndtering er det system, der samler dokumenterne ét sted, registrerer, hvad hvert enkelt er, og styrer versioner og adgang. Dokumentstyring er disciplinen ovenpå: kun den godkendte revision i brug, hver ændring gennemgået og godkendt før frigivelse, og godkendelse, distribution og tilbagetrækning dokumenteret. I M‑Files er dokumenthåndteringen platformen, og dokumentstyringen er det workflow, de rettigheder og den hændelseslog, der sættes op til jeres styrede dokumenter. [Dokumenthåndtering på M‑Files](https://solutionmanagement.eu/dk/solutions/document-management/) beskriver platformen. Hvem må ændre en arbejdsinstruktion? Kun dem, dokumentklassen tillader. Rettigheder sættes pr. dokumenttype og kan følge dokumentets metadata, så forfatterne af en arbejdsinstruktion kan redigere den, den godkender, workflowet udpeger, kan godkende den, og alle andre åbner den godkendte revision. Et workflow kan ændre, hvem der har adgang, efterhånden som dokumentet bevæger sig videre. Kan godkendelser underskrives elektronisk? Der menes ofte to ting. En godkendelse internt i virksomheden er et statusskift i workflowet, der registreres i hændelsesloggen med tidspunkt og bruger, og den kan få en elektronisk signatur med M‑Files' modul til elektroniske signaturer. Et dokument, som en leverandør eller kunde skal underskrive, går gennem integrationen til DocuSign eller Adobe Acrobat Sign med jeres eget abonnement på tjenesten, og det underskrevne dokument kommer automatisk tilbage til M‑Files. Kører det i skyen eller på vores egne servere? Begge dele, eller som en hybrid af de to. M‑Files Cloud kører på Microsoft Azure med jeres data krypteret i lagringen og under overførsel, og M‑Files har en ISO/IEC 27001-certificering, der dækker M‑Files Cloud, Hubshare og Aino. [Sikkerhed, rettigheder og hændelseslog](https://solutionmanagement.eu/dk/m-files/security-compliance/) går i detaljer. Relaterede løsninger ## Gå i dybden med kvalitet og leverandører [### Kvalitetsstyring Styrede dokumenter, træning og kvalitetsdokumentation med VisualQMS. Se kvalitetsstyring](https://solutionmanagement.eu/dk/solutions/quality-management/) [### Leverandørstyring Leverandørens dokumenter og oplysninger, fundet via leverandøren. Se leverandørstyring](https://solutionmanagement.eu/dk/solutions/supplier-management/) [### Dokumenthåndtering Alle dokumenter fundet ud fra, hvad de handler om, med versioner og godkendelser. Se dokumenthåndtering](https://solutionmanagement.eu/dk/solutions/document-management/) [### Automatiserede workflows Sådan giver et workflow folk besked, fordeler opgaver og ændrer, hvem der har adgang. Se, hvordan workflows kører](https://solutionmanagement.eu/dk/m-files/workflow-automation/) [### Sikkerhed og hændelseslog Rettigheder, opbevaring og revisionsspor i M‑Files. Se sikkerhed og logning](https://solutionmanagement.eu/dk/m-files/security-compliance/) [### Microsoft 365 Arbejdsinstruktioner skrevet i Word og gemt med deres metadata. Se M‑Files i Office](https://solutionmanagement.eu/dk/m-files/microsoft-365/)