href="https://www.solutionmanagement.eu/se/diariesystem" hreflang="sv-se" />
M-Files er en komplet softwareløsning til ESDH (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering). Som platform er M-Files klar til at efterleve EU GDPR, der træder i kraft år 2018.
Læs vores whitepaper: M-Files og GDPR
En funktion til modtagelse af dokumenter, fx ved hjælp af scanning af fysiske dokumenter, konvertering af elektroniske dokumenter.
Styring af dokumenters behandling, både af enkeltpersoner (trinvis behandling) og af flere personer (overlevering til andre kompetenceområder).
Et elektronisk lager, hvor alle dokumenter arkiveres. Med arkiveringen sikres dokumentation i en lovpligtig periode, og rådgivere/sagsbehandlere sikres mulighed for at kunne genfinde tidligere sagsakter. Dokumenter arkiveres med div. metadata, inkl. klassifikation og revisionsspor.
Indeksering eller journalisering af dokumenter, e-mails og andre filtyper efter et klassifikationssystem/en journalplan, som anvendes i den pågældende organisation. Journaliseringen sikrer dokumenters kobling til sager.
Udarbejdelse af dokumenter efter standarder, som er vedtaget af virksomheden eller institutionen. Det kan fx være standarder for design og layout, tone of voice, eller det kan være hel eller delvis automatisering af masseskrivelser, hvor eksempelvis hele fraser sættes sammen med modtagerdata per automatik.
En grænseflade, som gør det muligt at fremsøge dokumentation. Ofte vil der være mulighed for at lave noter eller behandlingsnotater til sager eller dokumenter.
Opfylder jeres ESDH-system persondataforordningens 10 krav til elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer? Læs hvordan M-Files ESDH er klart til att efterleve den nye persondataloven i vores Whitepaper. Til 'M-Files og GDPR'
Sagshåndtering i M-Files kan sættes op til perfektion, helt som virksomheden vil have det.
M-Files arbejder med styrede metadata, hvilket betyder at metadata kan have metadata. Som eksempel kan sager have lige præcis den mængde metadata som man ønsker (sagsnavn, kunde/organisation, ansvarlig, datofelter, status og meget mere). Sager kan have workflow, så man kan styre hvilken fase sagen er i. Adgangen til sager og informationer kan adgangsstyres. Adgangsrettighederne kan ændres, afhængigt af hvilken fase sagen er i. Sagen kan overvåges i forhold til deadlines og notifikationer kan sendes ud.
M-Files kan integreres med andre systemer. Således kan M-Files sagsregister være grundlag for sagsoplysninger i andre systemer. Eller man kan vedligeholde sags stamdata andre steder, og blot anvende dem som metadata i M-Files. Mulighederne er uendelige.
M-Files klienten leveres med en Microsoft Office Add In, der giver en tæt integration med alle Office modulerne (Outlook, Excel, Word, Powerpoint). Således åbner Office automatisk ved checkout, og M-Files add-in giver en række muligheder:
Exempel fra Microsoft Word:
I M-Files ESDH skabes dokumenter i selve M-Files, i Office (Word, Excel etc), fra mail (fx Outlook), import fra andre systemer eller scanningssystemer.
Afhængigt af dokumenttype kan der automatisk startes et workflow (fx godkendelse) og notifikationer og opgaver kan fordeles til brugere. Funktionaliteten til skabelse af dokumenter omfatter:
Gem dokumenter hurtigt og nemt i M-Files, så de er nemme at finde for alle i virksomheden.
At finde og søge information i M-Files er superhurtigt. M-Files søger både i filnavn, metadata og i dokumentteksten for at sikre, at du finder alt du har brug for.
Dynamiske views er virtuelle mapper, der automatisk organiserer information efter, hvad det er og ikke hvor det er gemt.
I M-Files checker man dokumenter ud for at beskytte det imod at blive rettet af andre samtidigt. Når man er færdig, checker man blot ind igen, og andre kan se de ændringer der er foretaget.
Deling af dokumenter i M-Files er så let som et højreklik med musen. Hvad enten du skal sende en kopi til nogen eller samarbejde med kolleger, holder M-Files styr på det hele.
M-Files mobil adgang gør dine M-Files informationer (dokumenter, informationer, workflows) tilgængelige overalt. M-Files mobile app er tilgængelige på iTunes App Store, Google Play og Windows Phone Store.
I M-Files ESDH journaliseres dokumenter og anden information efter M-Files’ eget interne klassifikationssystem. I tillæg hertil kan et stort set hvilket som helst klassifikationssystem implementeres. I en typisk M-Files implementering bruges registre over kunder, personer, projekter, lokationer etc. som metadat, som dokumenter kan relateres til.
En vigtig funktionalitet i M-Files ESDH er versionsstyringen, der dels sikrer at man kan komme tilbage til en tidligere version. Hvis man begår en fejl, kan det lynhurtigt rettes. Men det sikrer også, at der er fuld sporbarhed, så man kan se hvilken bruger der foretog hvad. Det gælder både indhold i dokumentet, men også i dokumentets metadata og adgangsrettigheder.
Personlig web demo
Et webkald, hvor vi kan drøfte dine behov og M-Files muligheder.
Gratis M-Files trial
Download en 30 dages fuld demoversion af M-Files.